Das Wichtigste zum Bundesurlaubsgesetz erklärt

Das Bundesurlaubsgesetz gilt auch für Praktikanten, Azubis und Werkstudenten, nicht aber für Beamte und Soldaten.

Den Gesetzestext im Original findest du hier.

Mindesturlaubsanspruch

Das BUrlG ist bei der Definition des Mindesturlaubsanspruchs beeindruckend klar: 24 Werktage. Dabei sind Werktage alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, was also Samstage einschließt.

Praktisch hat sich eine Berechnung des Urlaubsanspruchs abhängig von der Länge der Arbeitswoche herausgebildet, die dazu führt, dass allen Arbeitnehmerinnen letztlich 4 Wochen Urlaub pro Jahr zustehen. So werden 24 Urlaubstage als Mindestanspruch üblicherweise nur für Arbeitnehmerinnen angesetzt, die 6 Tage pro Woche arbeiten. Da die meisten aber nur 5 Tage pro Woche arbeiten, wird für diese von 20 Tagen ausgegangen. In den meisten anderen Ländern in Europa sieht es ähnlich aus.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit oder Geringfügiger Beschäftigung

Wer an weniger als 5 Tagen pro Woche arbeitet, hat üblicherweise entsprechend weniger Urlaubsanspruch. Pro Nichtarbeitstag pro Woche werden dafür 4 Tage vom Jahresanspruch abgezogen, immer mit dem Ziel, auf 4 Wochen Urlaub pro Jahr zu kommen. Das ergibt:

• 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
• 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
• 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
• 1-Tag-Woche: 4 Urlaubstage

Auch hierbei handelt es sich nur um übliche Werte, die aus der Interpretation des Bundesurlaubsgesetzes abgeleitet wurden und durch Verträge und andere Gesetze angepasst werden können.

Wenn Teilzeitbeschäftigte weniger Stunden pro Tag arbeiten als Vollzeitbeschäftigte, verringert sich ihr Urlaubsanspruch dadurch übrigens nicht. Ihre Urlaubstage sind dadurch einfach kürzer, was eine Bewandnis für das Arbeitszeitkonto hat. Die Anzahl der Tage bleibt jedoch gleich.

Urlaubsanspruch bei Schichtarbeit

Wenn sich Schichtarbeit auf Sonn- und Feiertage erstreckt, gelten diese als Werktage. Auch dafür müssen Urlaubstage eingesetzt werden. Wer außerdem in Nachtschichten arbeitet, muss für solche Tage zwei Urlaubstage verwenden. Das gibt Schichtarbeiterinnen natürlich einen Nachteil, der durch einen entsprechend erhöhten Urlaubsanspruch ausgeglichen werden muss.

Bei der Berechnung der Urlaubstage kann es zu Bruchteilen kommen. Dazu schreibt §5 des BUrlG vor: “Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf voll Urlaubstage aufzurunden.” Die Rechtsprechung hat darüber hinaus auch Bruchteile von Urlaubstagen, die weniger als einen halben Tag ergeben, als gültigen Anspruch definiert, der entweder ausgezahlt oder aufgerundet werden muss.

Urlaubsanspruch bei langfristig Erkrankten

Wenn eine deiner Arbeitnehmerinnen über Monate hinweg erkrankt ist, kann es passieren, dass sie ihre Urlaubstage überhaupt nicht nutzen kann. Aber hat sie überhaupt Anspruch darauf?

Leider gibt die Rechtsprechung dazu keine eindeutigen Hinweise. Sowohl das BAG als auch das EuGH haben in der Vergangenheit mehrfach widersprüchliche Urteile gefällt. Aktuell (Stand 2012) gilt eine Übertragungsfrist von 15 Monaten ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Anders gesagt: Wenn deine Mitarbeiterin in 2022 durchweg krankgeschrieben war, kann sie bis Ende März 2024 diesen Urlaub in Anspruch nehmen, bevor er verfällt.

Urlaubsanspruch in der Probezeit (Wartezeit)

Das Mindesturlaubsgesetz definiert eine Wartezeit von 6 Monaten, bevor sich neue Arbeitnehmerinnen den vollen Urlaubsanspruch des Jahres erwerben. Bis dahin gilt ein anteiliger Urlaubsanspruch von 1/12 des Jahresanspruchs pro gearbeitetem Monat. Davon abweichende kann allerdings eine Urlaubssperre im Arbeitsvertrag für die Probezeit vereinbart werden.

Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel (Doppelansprüche)

Wenn du eine Mitarbeiterin einstellst, die im selben Kalenderjahr schon Urlaub bei ihrem vorherigen Arbeitnehmer genommen hat, musst du diesen Urlaub nicht mehr gewähren. Für dich ist dann nur noch der Anteil relevant, der sich aufgrund der Arbeitszeit in deinem Unternehmen ergibt.

Dazu bringt deine neue Mitarbeiterin bestenfalls eine Bescheinigung ihres vorherigen Arbeitgebers mit, auf der erkennbar ist, wie viele Urlaubstage in Relation zu ihren Wochenarbeitstagen ihr bereits gewährt wurden.

Sollte dich eine Mitarbeiterin verlassen, hast du die Pflicht, ihr eine solche Bescheinigung auszustellen.

Urlaubsentgelt oder Urlaubsgeld?

Urlaubsentgelt ist die Lohnfortzahlung während des Urlaubs.

Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung, die du freiwillig oder aufgrund vertraglicher Verpflichtungen gewährst. Wie viel das ist und wann du es zahlst, entscheidest du selbst bzw. die vertraglichen Grundlagen. Die Auszahlung solltest du unbedingt unter dem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt durchführen. Wenn du das nicht tust, entsteht nach der dritten Auszahlung ein Anspruch deiner Arbeitnehmerinnen.

Urlaubsplanung - Was ist zu beachten?

Wünsche der Beschäftigten beachten

Viele Unternehmen richten sich in ihrer Urlaubsplanung nach den Wünschen ihrer Beschäftigten, auch weil es ein kostenfreies Mittel ist, die Zufriedenheit hochzuhalten. Aber manchmal stehen dem natürlich betriebliche Erfordernisse wie die Hauptsaison oder eine starke Auftragslage entgegen.

Solche betrieblichen Gründe sowie die Urlaubswünsche anderer Beschäftigter, “die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen”, können eine Rechtfertigung für dich sein, Urlaubswünsche abzulehnen.

Diese sozialen Gesichtspunkte kannst du anhand des Alters, der Dauer der Betriebszugehörigkeit, der Alters und der Anzahl der Kinder sowie ihrer Schulpflicht, des Urlaubs anderer Familienangehöriger oder der Urlaubsregelungen der vergangenen Jahre bewerten.

Betriebsferien anordnen

Obwohl normalerweise die Wünsche der Beschäftigten bei der Urlaubsplanung im Vordergrund stehen müssen, darfst du Betriebsferien anordnen. Das bedeutet, dass das Unternehmen grundsätzlich seine Tätigkeit niederlegt, weil essentielle Betriebsteile nicht aktiv sind. Das machen üblicherweise Arztpraxen oder produzierende Betriebe.

Dabei darfst du übrigens nur 60 % der Urlaubsansprüche verplanen - die übrigen 40 % müssen den Beschäftigten zur freien Verfügung stehen.

Urlaubsanspruch übertragen oder verfallen lassen

Gemäß dem Mindesturlaubsgesetz darf Urlaub nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder aus Gründen in der Person des Arbeitnehmers ins nächste Kalenderjahr übertragen werden, und dort muss er in den ersten drei Monaten gewährt und genutzt werden.

Allerdings gibt es auch hier abweichende Interpretationen der Rechtsprechung, die du beachten solltest: Seit einem Urteil des BAG von 2019 gilt, dass Urlaubsanspruch nur dann verfällt, wenn du deine Mitarbeiterinnen zuvor über ihre konkreten Ansprüche und die Verfallsfristen belehrt hast. Die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem du sie belehrt hast.

Was während des Urlaubs erlaubt ist

Erkrankung während des Urlaubs

Natürlich können deine Mitarbeiterinnen auch während des Urlaubs erkranken. Das Bundesurlaubsgesetz sieht für diesen Fall vor, dass sämtliche Tage, die sie durch ein ärztliches Attest nachweisen können, nicht als Urlaubstage gelten und somit wie alle anderen Krankheitstage vergütet werden.

Im Gegensatz zu Krankheitstagen während der normalen Erwerbstätigkeit muss hier aber schon ab dem ersten Krankheitstag ein Nachweis vorliegen. Deine Mitarbeiterinnen können aber durchaus bis zum ersten Tag ihrer Rückkehr zur Arbeit warten, bis sie dich darüber informieren.

Was passiert dann mit den Urlaubstagen? Sie gelten als nicht in Anspruch genommen und verbleiben daher im Urlaubskonto für die spätere Nutzung. Für diesen Fall lohnt es sich, eine praktische Lösung für die Urlaubsplanung an der Hand zu haben, mit der du den Überblick nicht verlierst.

Mitarbeiterinnen aus dem Urlaub zurückholen

Das kannst du nicht ohne weiteres machen. Deine Mitarbeiterinnen sind nicht verpflichtet, erreichbar zu sein oder organisatorische Probleme des Unternehmens während des Urlaubs abzufangen.

Wenn allerdings kurzfristig das Fortbestehen des Unternehmens oder die allgemeine Sicherheit davon abhängig sind, darfst du deine Beschäftigten zurück zur Arbeit holen.

Deine Mitarbeiterinnen arbeiten während des Urlaubs?

Das ist gemäß Bundesurlaubsgesetz nicht erlaubt. Während ihres Urlaubs dürfen sie weder für dich noch für jemand anderen einer Erwerbstätigkeit nachgehen. Du kannst daraufhin zwar nicht das Urlaubsentgelt kürzen, aber Unterlassungsansprüche geltend machen. Im Extremfall kannst du sogar eine Kündigung aussprechen.

Urlaubsanspruch bei Ende der Beschäftigung

Was passiert mit Urlaubsansprüchen bei Kündigung?

Wenn du eine Kündigung aussprichst und die Arbeitnehmerin dabei freistellst, musst du ausdrücklich (am besten schriftlich) klarstellen, ob mit der Freistellung der Urlaubsanspruch angerechnet wird. Dann ist die Zeit der Freistellung faktisch Urlaub.

Wenn du das nicht tust, bleibt der Anspruch bestehen und du musst ihn schlimmstenfalls zum Ende des Arbeitsvertrages auszahlen.

Kann ich Urlaub auszahlen (abgelten)?

In der Regel kannst du Urlaub nicht auszahlen. Die einzige Ausnahme besteht, wenn das Arbeitsverhältnis endet und deine Mitarbeiterin keine Zeit mehr hat, den Urlaub wahrzunehmen. Dann musst du pro Urlaubstag den Betrag auszahlen, den sie durchschnittlich in den letzten 13 Wochen pro Tag verdient hat.

Kann ich Urlaub zurückfordern?

Zur Rückforderung von Urlaub (im monetären Sinne, denn die Tage können deine Beschäftigten ja schlecht zurückgeben) hast du nicht viele Möglichkeiten. Du kannst im Grunde nur dann Urlaub zurückfordern, wenn sich jemand Urlaubstage, die der Person nicht zustehen, arglistig erschlichen hat. Das musst du natürlich entsprechend beweisen können.

Wenn jemand während des Jahres aus dem Unternehmen ausscheidet und schon mehr Urlaubstage in Anspruch genommen hat, als der Person für diese Zeit zustehen, hast du leider keine Möglichkeit, Ansprüche zu stellen.

Sonderfälle

Halbe Urlaubstage, Brückentage, Heiligabend, Sylvester

Das Bundesurlaubsgesetz kennt nur ganze Urlaubstage. Auch wenn in der Praxis gelegentlich sogar tariflich halbe oder ganze Urlaubstage beispielsweise an Heiligabend oder Sylvester gewährt werden, handelt es sich dabei um ganz normale Arbeitstage.

Wenn du deinen Beschäftigten an diesen Tagen nach eigenem Ermessen einen Urlaubstag zusätzlich gewährst, tue auch das unter dem Freiwilligkeitsvorbehalt, sonst kann daraus nach dem dritten Mal ein Anspruch abgeleitet werden.

Abgesehen davon hat niemand ein Recht auf halbe Urlaubstage oder auf Urlaub an Brückentagen, Heiligabend oder Sylvester.

Urlaubsanspruch für Minderjährige

Für Minderjährige regelt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) Urlaubsansprüche, die über die Vorgaben des BUrlG hinausgehen. Demnach gelten für Minderjährige, die zu Beginn des Jahres noch nicht…

• 16 Jahre alt sind: 30 Tage,
• 17 Jahre alt sind: 27 Tage,
• 18 Jahre alt sind: 25 Tage.

Auch diese Zahlen gelten mit Bezug auf eine 6-Tage-Woche und werden für kürzere Arbeitswochen entsprechend verringert.

Urlaubsanspruch für Schwerbehinderte

Für Arbeitnehmerinnen mit einem Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 % gilt laut §208 SGB IX eine zusätzliche Woche Urlaub, die zum Mindestanspruch aus dem BUrlG addiert wird.

Freistellung aus persönlichen Gründen (Sonderurlaub)

Eine solche Freistellung ist kein Urlaub im engeren Sinne und wird nicht durch das Bundesurlaubsgesetz geregelt. Sie entspringt dem §616 BGB, den du allerdings arbeits- oder tarifvertraglich ausschließen kannst, was bedeutet, dass du deinem Beschäftigten zwar die Abwesenheit gewährst, aber keine Lohnfortzahlung für diesen Tag.

Eine Freistellung aus persönlichen Gründen kann gerechtfertigt sein durch bspw.:

• die eigene Hochzeit
• die Geburt des eigenen Kindes
• ein notwendiger Arztbesuch
• eine gerichtliche Vorladung
• einen Todesfall bzw. die Beerdigung naher Angehöriger
• die Pflege kranker Kinder oder Angehöriger

Sonderurlaub kannst du auch nutzen, um deine Mitarbeiterinnen zu belohnen, beispielsweise für Dienstjubiläen oder herausragende Leistungen.