Punkten mit einer guten Abwesenheitsnotiz: Hier unsere Vorlagen für Ihre Abwesenheitsnotiz

Um es mit Watzlawick zu sagen: “Man kann nicht nicht kommunizieren”. So könnte eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz leicht als Nebensache betrachtet werden. Doch die Wahrheit ist, dass diese automatischen Antworten – korrekt eingesetzt – eine erstaunliche Wirkung auf die Wahrnehmung von Professionalität und Effizienz Ihrer Kommunikation und sogar auf die Kundenzufriedenheit haben können.

Wenn man nicht erreichbar ist, sollten alle Bescheid wissen. Der Begriff “Abwesenheitsnotiz” erscheint etwas anachronistisch in einer digitalen Welt, und ist doch ein wichtiger Bestandteil genau dieser digitalen Kommunikation. So wissen Kollegen, Kunden und Geschäftspartner sofort, hier ist jemand “im off” und auch per Mail nicht erreichbar und man muss sich gedulden oder die Vertretung bemühen. Eine vollständige und mit Eloquenz formulierte Abwesenheitsnotiz wird alle relevanten Informationen enthalten und den abwesenden Absender professionell präsentieren.

Schnell und zweifelsfrei auf den Punkt

Abwesenheitsnotizen werden häufig verwendet, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen, wenn jemand nicht im Büro oder auf Geschäftsreise ist. Sie können auch dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden, indem sie deutlich machen, wer während der Abwesenheit des Empfängers für bestimmte Aufgaben oder Anfragen zuständig ist.

Nichts Wichtiges vergessen - Sie sind ja nicht anwesend

Eine Abwesenheitsnotiz sollte folgende Elemente enthalten:

1. Datum und Dauer der Abwesenheit: Es ist wichtig, den Zeitraum anzugeben, in dem der Empfänger nicht erreichbar ist.
2. Grund der Abwesenheit: Wenn es sich um eine geplante Abwesenheit handelt, wie z.B. einen Urlaub, kann es hilfreich sein, den Grund anzugeben. Wenn es sich um eine unerwartete Abwesenheit handelt, wie z.B. eine Krankheit, ist es möglicherweise nicht notwendig, den Grund anzugeben.
3. Vertretung: Es ist wichtig, anzugeben, wer während der Abwesenheit des Empfängers für bestimmte Aufgaben oder Anfragen zuständig ist. Hier sollte auch eine Kontaktperson mit Namen und Kontaktdaten angegeben werden.
4. Erreichbarkeit: Es ist hilfreich, anzugeben, ob der Empfänger während seiner Abwesenheit erreichbar ist und wie er kontaktiert werden kann. Wenn der Empfänger nicht erreichbar ist, sollte dies ebenfalls deutlich gemacht werden.
5. Danksagung: Eine höfliche Danksagung für die Geduld und das Verständnis der Empfänger kann den Absender professionell präsentieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlagen / Templates

Die Geschmäcker sind verschieden, die Inhalte gleich. Hier drei Vorlagen in etwas abgewandelten Tonalitäten für Sie direkt fertig zum Einsetzen in das Mailprogramm.

1) Präzise Formulierungen passen immer

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin vom [Datum Start] bis [Datum Ende] abwesend und nicht erreichbar. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [Kollege Vorname] [Kollege Name] unter [Kollege E-Mail] oder [Kollege Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname] [Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2) Blumiger und wortreicher kann man formulieren

Betreff: Ich bin derzeit nicht im Büro

Liebe Geschäftspartner und Freunde,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich in der Zeit vom [Datum Start] bis [Datum Ende] im Urlaub und kann in dieser Zeit keine E-Mails beantworten. Ihr Anliegen ist mir jedoch wichtig, und ich werde mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Sollten Sie dringende Unterstützung benötigen, steht Ihnen mein Kollege [Kollege Vorname] [Kollege Name] unter [Kollege E-Mail] oder [Kollege Telefonnummer] gerne zur Verfügung.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, bald wieder für Sie da zu sein.

Herzliche Grüße,
[Vorname] [Name]
[Firmenname]
[Adresse]

3) Informellere Formulierung, die auch Emojis verwendet

Betreff: 🌴 Abwesenheitsnotiz 🌴

Hallo!

Danke für deine Nachricht! 📧 Ich bin vom [Datum Start] bis [Datum Ende] außer Haus und genieße eine kleine Auszeit. 🏖️ Ich werde deine E-Mail nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bearbeiten.

Wenn es dringend ist, kannst du dich in der Zwischenzeit gerne an meinen Kollegen [Kollege Vorname] [Kollege Name] wenden. Du erreichst ihn unter [Kollege E-Mail] oder [Kollege Telefonnummer].

Bis bald und liebe Grüße,
[Vorname] [Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Natürlich sollten Sie diese Vorlagen nach Bedarf anpassen und mit den persönlichen und firmenspezifischen Informationen ausfüllen.

Noch mehr Tipps für eine effektive Abwesenheitsnotiz

Klarheit und Kürze

Eine gute Abwesenheitsnotiz sollte klar und präzise sein. Sie sollte dem Absender sofort mitteilen, dass Sie nicht verfügbar sind, und die Dauer Ihrer Abwesenheit angeben.

Alternativen anbieten

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Alternative für dringende Anfragen anbieten, sei es durch die Nennung einer Kontaktperson oder durch die Angabe eines alternativen Kommunikationsweges.

Freundlicher Ton

Auch wenn Ihre Nachricht automatisiert ist, sollte sie einen freundlichen und professionellen Ton beibehalten, der Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt.

Datenschutz beachten

Achten Sie darauf, keine sensiblen Informationen preiszugeben. Die Angabe von Kontaktdaten sollte mit der betroffenen Person abgestimmt sein.

Die Geschichte der Abwesenheitsnotiz

Die Idee der automatischen E-Mail-Antwort reicht weit in die Geschichte des Internets zurück. Bereits in den frühen Tagen des ARPANET, dem Vorläufer des Internets, gab es Programme, die automatische Antworten auf Nachrichten generierten. Die erste dokumentierte Form einer Abwesenheitsnotiz in modernen E-Mail-Systemen wurde jedoch erst in den frühen 1980er Jahren eingesetzt. Seitdem hat sich die Abwesenheitsnotiz zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Arsenal der Geschäftskommunikation entwickelt.

Fazit

Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz wird dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und den Empfänger professionell zu präsentieren. Es ist wichtig, alle relevanten Informationen, einschließlich des Datums und der Dauer der Abwesenheit, des Grundes, der Vertretung und der Erreichbarkeit, anzugeben.