Was sind Werkstudenten?

Definition und Abgrenzung

Werkstudenten sind Studierende, die neben ihrem Studium einer Beschäftigung nachgehen und dabei einen besonderen rechtlichen Status genießen: Arbeiten sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während des Semesters, gelten sie weiterhin als Studierende und müssen nicht in die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einzahlen. Neben dem theoretischen Input ihres Studiums können sie also praktische Erfahrungen im Berufsleben sammeln. In den Semesterferien dürfen sie auch in Vollzeit arbeiten, ohne ihren Status als Studierende zu verlieren.

Werkstudierende sind keine Praktikanten: In der Regel sind sie länger im Unternehmen tätig, sind aktiv in die täglichen Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden, tragen zu konkreten Projekten oder Aufgaben bei und werden dafür immer nach rechtlichen Standards entlohnt. Praktika, die im Rahmen des Studiums absolviert werden, sind hingegen oft unbezahlt oder werden nur geringfügig vergütet. Die Unterscheidung zwischen Werkstudententätigkeit und Praktikum ist relevant für die rechtliche Einordnung der Beschäftigungsverhältnisse und die damit verbundenen Regelungen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht.

Im besten Falle orientiert sich die Tätigkeit der Werkstudierenden an ihren Studieninhalten. Nur so profitieren Unternehmen und Studierende gleichermaßen: Unternehmen gewinnen flexibel einsetzbare, junge Interessierte; Studierende gewinnen einen Einblick in die Arbeitswelt und können effektiv zur Erfüllung von Unternehmenszielen beitragen. Darüber hinaus können sich Werkstudierende in diesem Fall ihre Tätigkeit als Pflichtpraktikum anrechnen lassen.

Damit Studierende als Werkstudenten angestellt werden können, müssen sie einige Voraussetzungen erfüllen:

Sie müssen ordentlich an einer Universität, Hochschule oder anerkannten Fachhochschule eingeschrieben sein.
Sie dürfen sich nicht in einem Urlaubssemester befinden.
Sie dürfen noch nicht alle Scheine gesammelt, also alle erforderlichen Prüfungen absolviert haben.
Sie dürfen nicht mehr als 25 Fachsemester studiert haben.
Sie dürfen während des Semesters höchstens 20 Stunden die Woche arbeiten.
Sie dürfen höchstens für 26 Wochen im Jahr mehr als 20 Stunden arbeiten.

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Arbeitszeiten

Maximal 20 Stunden pro Woche dürfen Werkstudenten während des Semesters arbeiten. Das ist zentral für die Definition des Werkstudiums. Ausnahmen bilden die Arbeit während der Semesterferien, Abend- und Nachtarbeit sowie Beschäftigungen am Wochenende. Diese zählen nicht zum regelmäßigen Wochenarbeitszeitlimit – solange sie das Studium nicht beeinträchtigen. Doch auch diese Ausnahmen sind beschränkt: Im Laufe eines Jahres dürfen Werkstudierende maximal 26 Wochen oder 182 Kalendertage mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Überschreiten Studierende diese Grenze, verlieren sie den Werkstudentenstatus und werden voll sozialversicherungspflichtig.

Wichtig: Erhöhen Studierende ihre Arbeitszeit, etwa in der vorlesungsfreien Zeit, müssen Arbeitgebende prüfen, ob die 26-Wochen-Regel eingehalten wird oder eine Versicherungspflicht eintritt.

In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen besonders darauf achten, dass die Arbeitszeiten ihrer Werkstudenten mit den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) in Einklang stehen. Dieses Gesetz regelt unter anderem die Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen sowie die Ruhezeiten zwischen den Arbeitseinsätzen.

Essentiell sind daher Arbeitszeitnachweise. Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen und entsprechende Nachweise zu führen. Diese stellen sicher, dass die 20-Stunden sowie die 26-Wochen-Regel, Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Potenzielle rechtliche Konflikte können auf diese Weise vermieden werden.

Unternehmen können Werkstudenten befristet oder unbefristet anstellen. Befristete Arbeitsverträge bieten eine gewisse Flexibilität, da sie an den Studienverlauf der Studierenden angepasst werden können. So können Unternehmen einen befristeten Arbeitsvertrag beispielsweise an die Dauer eines Semesters oder eines spezifischen Projekts binden. Befristete Arbeitsverträge dürfen nach deutschem Recht allerdings nur für eine maximale Dauer von zwei Jahren abgeschlossen und in dieser Zeit maximal drei Mal verlängert oder erneuert werden. Ausnahmen betreffen spezifische tarifvertragliche Regelungen oder etwa die Beschäftigung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden an Hochschulen. Sind Studierende langfristig im Unternehmen tätig oder erbringen kontinuierliche Arbeitsleistung, die über einen längeren Zeitraum benötigt wird, eignet sich ein unbefristeter Werkstudentenvertrag.

‍Abrechnung und Sozialversicherung

Werkstudenten sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei – solange sie die 20-Stunden-Grenze nicht überschreiten. Sie zahlen jedoch in die Rentenversicherung ein. Das sind gerade 18,6 Prozent, die sich ArbeitgeberIn und WerkstudentIn jeweils zur Hälfte teilen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass für Werkstudenten geringere Sozialabgaben anfallen als für reguläre Beschäftigte. Für Studierende bedeutet das “mehr Netto vom Brutto”, da diese Kosten ebenfalls nicht anfallen. Im Vergleich mit anderen studentischen Beschäftigungen, erhalten Werkstudierende auf diese Weise eine attraktive Vergütung. Die Versicherungsfreiheit gilt nur solange – wir ahnen es schon – wie die wöchentliche Arbeitszeitgrenze von 20 Stunden während des Semester und die 26-Wochen-Regel eingehalten wird. Ansonsten verlieren Studierende ihren Status und sind voll versicherungspflichtig. Für die korrekte Abrechnung und Einhaltung der Sozialversicherungsbeiträge müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau erfassen.

Für Studierende ist es wichtig zu beachten, dass sie nach Abschluss des Studiums keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld I haben, da sie als WerkstudentInnen nicht in die Arbeitslosenversicherung eingezahlt haben. Bezieht eine Studentin oder ein Student außerdem BAföG, sollte sie oder er prüfen, ob sich eine Werkstudententätigkeit wirklich lohnt, da das erzielte Einkommen die BAföG-Freibeträge vermutliche überschreitet. Dies kann zu einer Kürzung oder sogar zum Wegfall des BAföG-Anspruchs führen.