Präambel
Der Verantwortliche hat mit dem Auftragsverarbeiter einen Vertrag über die Nutzung der in 3.3 der AGB genannten Software geschlossen (nachfolgend „Hauptvertrag“). Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung, deren Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.
§ 1 Begriffsbestimmungen
(1) Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein odergemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
(2) Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oderjuristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
(3) Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffener“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogenen Daten gem. Art. 9 DSGVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10DSGVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DSGVO, biometrischen Daten gem. Art. 4 Abs. 14DSGVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DSGVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
(5) Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
(6) Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DSGVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Verantwortlichen die im Hauptvertrag genannten Leistungen. Dabei erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag und etwaigen zugehörigen Leistungsbeschreibungen. Dem Verantwortlichen obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.
(2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
(3) Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und beider der Auftragsverarbeiter und seine Beschäftigten oder durch den Auftragsverarbeiter Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Verantwortlichen stammen oder für den Verantwortlichen erhoben wurden.
(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
§3 Weisungsrecht
(1) Der Auftragsverarbeiter darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Verantwortlichen erheben, verarbeiten oder nutzen; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragsverarbeiter durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
(2) Die Weisungen des Verantwortlichen werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Verantwortlichen danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Verantwortliche ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.
(3) Alle erteilten Weisungen sind vom Verantwortlichen zu dokumentieren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
(4) Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung des Verantwortlichen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. Der Auftragsverarbeiter darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.
§ 4 Arten der verarbeitenden Daten, Kreis der Betroffenen
(1) Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten.
(2) Der Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen ist in Anlage 2 dargestellt.
§ 5 Schutzmaßnahmen des Auftragsverarbeiters
(1) Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Verantwortlichen erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
(2) Der Auftragsverarbeiter wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er hat die in Anlage 3 genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Verantwortlichen gem. Art. 32DSGVO getroffen, die der Verantwortliche als angemessen anerkennt. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragsverarbeiter vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
(3) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Datenunbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Auftragsverarbeiter wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (nachfolgend “Mitarbeiter”), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Auftragsverarbeiter bestehen bleiben.
§ 6 Informationspflichten des Auftragsverarbeiters
(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragsverarbeiters durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
b) eine Beschreibung der von dem Auftragsverarbeiter ergriffenen odervorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen;
c) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
(2) Der Auftragsverarbeiter trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Verantwortlichen und ersucht um weitere Weisungen.
(3) Der Auftragsverarbeiter ist darüber hinaus verpflichtet, dem Verantwortlichen jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.
(4) Sollten die Daten des Verantwortlichen beim Auftragsverarbeiter durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragsverarbeiter wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Verantwortliche liegen.
(5) Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 5 Abs. 2 hat der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich zu unterrichten.(12) An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Verantwortlichen hat der Auftragsverarbeiter im angemessenen Umfangmitzuwirken. Er hat dem Verantwortlichen die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
§ 7 Kontrollrechte des Verantwortlichen
(1) Der Verantwortliche überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig quartalsweise von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters. Hierfür kann er z. B. Auskünfte des Auftragsverarbeiters einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen oder durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter steht. Der Verantwortliche wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfangdurchführen und die Betriebsabläufe des Auftragsverarbeiters dabei nicht unverhältnismäßig stören.
(2) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortlichen auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zustellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters erforderlich sind.
(3) Der Verantwortliche dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragsverarbeiter mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Verantwortliche insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragsverarbeiter unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.
(4) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Wunsch ein umfassendes und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Auftragsverarbeitung sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung.
(5) Der Auftragsverarbeiter weist dem Verantwortlichen die Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 Abs. 3 auf Verlangen nach.
§ 8 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
(1) Die vertraglich vereinbarten Leistungen werden unter Einschaltung der in Anlage 4 genannten Subunternehmer (nachfolgend Unterauftragsverarbeiter) durchgeführt. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter seine allgemeine Genehmigung im Sinne von Art. 28Abs. 2 S. 1 DSGVO, im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen weitere Unterauftragsverarbeiter zu beauftragen oder bereits beauftragte zu ersetzen.
(2) Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen vorab per E-Mail-Newsletter über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informieren. Den E-Mail-Newsletter erhält der Auftragsverarbeiter, nachdem er sich unter https://www.sawayo.de/unterauftragsverarbeiter-news angemeldet hat. Der Verantwortliche kann gegen eine beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund Einspruch erheben.
(3) Der Einspruch gegen die beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters ist innerhalb von 2 Wochen nach Versand der Information im E-Mail-Newsletter zu erheben. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor und ist eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter nicht möglich, steht dem Verantwortlichen ein Sonderkündigungsrecht zum auf den Einspruch folgenden Monatsende zu.
(4) Der Auftragsverarbeiter hat bei der Einschaltung von Subunternehmern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten.
(5) Ein Unterauftragsverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragsverarbeiter Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellenzustimmungspflichtige Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Verantwortlichen genutzt werden.
§ 9 Anfragen und Rechte Betroffener,
(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12–22 sowie32 bis 36 DSGVO.
(2) Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragsverarbeiter geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen unverzüglich an den Verantwortlichen und wartet dessen Weisungen ab.
§ 10 Haftung
(1) Der Auftragsverarbeiter haftet für Schäden unbeschränkt, soweit die Schadensursache auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Auftragsverarbeiters, eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruht.
(2) Für fahrlässiges Verhalten haftet der Auftragsverarbeiter nur bei Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verantwortliche regelmäßig vertraut und vertrauen darf, jedoch beschränkt auf den vertragstypischen Durchschnittsschaden. Im Übrigen ist die Haftung des Auftragsverarbeiters - auch für Erfüllungs-und Verrichtungsgehilfen - ausgeschlossen.
(3) Die Haftungsbegrenzung gemäß § 10.2 gilt nicht für Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder aus der Übernahme einer Garantie.
§ 11 Beendigung des Hauptvertrags
(1) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortliche nach Beendigung des Hauptvertrags alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Verantwortliches, sofern nicht nachdem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht –löschen. Der Auftragsverarbeiter hat die ordnungsgemäße Löschung zunächst noch vorhandener Daten auf Anfrage zu bestätigen.
(2) Der Verantwortliche hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe oder Löschung der Daten beim Auftragsverarbeiter in geeigneter Weise zu kontrollieren.
(3) Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus so langegültig, wie der Auftragsverarbeiter über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Verantwortlichen zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.
§ 12 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oderteilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(3) Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Rostock.
Anlagen
Anlage 1 – Beschreibung der Daten/Datenkategorien
● Personenstammdaten (Anrede, Name, Adresse, Position im Unternehmen, Arbeitszeitmodell, Telefonnummern, E-Mail)
● erfasste Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten, Urlaubskonten, Krankheitstage
● jegliche Dokumente und deren Inhalte, die der Nutzer im Rahmenseiner Nutzung der Software der Anbieterin einpflegt; dies können bspw. im Rahmen der Personalakte Arbeitsverträge und andere Vereinbarungen zwischen dem AG und seinen Angestellten sein.
Anlage 2 – Beschreibung der Betroffenen/Betroffenengruppen
● Verantwortliche, soweit natürliche Person
● Mitarbeiter des Verantwortlichen
● Dritte, denen der Verantwortliche Zugang zur Software der Anbieterin gibt
● Dritte, die in den in die Software geladenen Dokumenten genannt werden
Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragsverarbeiters
Die Auflistung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag jederzeit öffentlich unter der folgenden URL einsehbar:
www.sawayo.de/TOMs
Anlage 4 – Aktuelle Unterauftragsverarbeiter
Die Liste unserer Unterauftragsverarbeiter ist als Anlage 4 zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag jederzeit öffentlich unter der folgenden URL einsehbar:
www.sawayo.de/unterauftragsverarbeiter
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