Arbeitszeitkonto - Gesetze und Vorgaben richtig umsetzen

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Die Bundeszentrale für politische Bildung definiert das Arbeitszeitkonto als eine “Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit im Rahmen von Regelungen zur Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit”. Es wird üblicherweise mit AZK abgekürzt.

Arbeitszeitkonten finden in vielen Branchen schon seit längerem Anwendung, insbesondere in größeren Unternehmen. Durch den Aufbau eines Kontostandes ähnlich einem Bankkonto wird die Mehrarbeit aus Spitzenzeiten dokumentiert, damit in einer weniger betriebsamen Zeit das Guthaben aus dem Arbeitszeitkonto entnommen werden kann, indem Mitarbeiterinnen früher Feierabend machen oder gleich mehrere Tage freinehmen.
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Ist ein Arbeitszeitkonto auch bei Stundenlöhnen relevant?

Wenn entsprechende vertragliche Regelungen wie beispielsweise Stundenlöhne das erlauben, kannst du die Mehr- oder Minderarbeit natürlich über die Vergütung ausgleichen. Stelle dich aber auf mehr Konflikte ein, da deine Arbeitnehmerinnen natürlich mit ihrem erwarteten Lohn haushalten.

Ein Arbeitszeitkonto zu führen ist die elegantere Lösung, weil es keine finanziellen Zusagen erfordert. Arbeitnehmerinnen werden eher auf Mehrarbeit in der Hochsaison oder bei einem wichtigen Auftrag eingehen, wenn ihnen dafür Brückentage, ein verlängerter Sommerurlaub oder Weihnachten mit der Familie winken.

Unabhängig davon kannst du trotzdem weiterhin Überstunden auszahlen, wenn das die Lösung der Wahl ist. Dann muss das Arbeitszeitkonto dementsprechend angepasst werden.
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Keine Gleitzeit - kein Arbeitszeitkonto?

Arbeitszeitkonten sind nicht nur für Arbeitnehmerinnen in Gleitzeit relevant. Sie finden auch Anwendung in produzierenden Betrieben, um Produktionsspitzen und -senken auszugleichen, oder in Unternehmen mit saisonalen Abhängigkeiten, um Mehrstunden in der Hochsaison einfacher zu ermöglichen.
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Bin ich als Arbeitgeberin dazu verpflichtet, Arbeitszeitkonten zu führen?

Nein, eine Pflicht zum Arbeitszeitkonto gibt es nicht. Du bist lediglich verpflichtet, die tatsächlich Arbeits- und Pausenzeiten deiner Arbeitnehmerinnen zu dokumentieren. Allerdings ist ein Arbeitszeitkonto eine sinnvolle Erweiterung.
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Welche Vorteile bietet ein Arbeitszeitkonto?

1. Flexibilität: Das gilt gleichermaßen für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinnen. Mithilfe von Arbeitszeitkonten können saison- und konjunkturbedingte Schwankungen ausgeglichen werden. Gleichermaßen bedeutet es Work-Life-Balance für die Arbeitnehmerinnen, früher Feierabend machen zu können, wenn weniger Arbeit ansteht.
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2. Sicherheit: Negative Arbeitszeitkonten heißen zwar, dass du deinen Arbeitnehmerinnen eine Vorschuss gezahlt hast, aber gleichzeitig sind sie ein Zeitguthaben, das du jederzeit abrufen kannst. Sollte sich dein Arbeitsaufkommen sprunghaft verändern, brauchst du nicht erst Leiharbeiter oder Aushilfen organisieren, sondern kannst auf deine vorhandenen, vollständig eingearbeiteten Arbeitnehmerinnen vertrauen.
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3. Reputation: Arbeitszeitkonten werden immer wichtiger. Das hat das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung schon 2018 festgestellt. Sie sind ein bewährtes Werkzeug für die Flexibilsierung und Modernisierung der Arbeitsbedingungen in deinem Unternehmen und somit ein Verkaufsargument gegenüber Bewerberinnen.

Welche Nachteile bietet ein Arbeitszeitkonto?

1. Gesetzliche Einschränkungen: Arbeitszeitkonten können aufgrund diverser gesetzlicher Vorschriften nicht vollständig frei ausgestaltet werden. Höchstarbeits-, Pausen- und Ruhezeiten gelten weiterhin. Während du mit einem starren Arbeitszeitmodell keine Gedanken mehr an diese Umstände verschwenden musst, sobald du es einmal umgesetzt hast, bedeutet die Einführung von Arbeitszeitkonten, dass du ständig prüfen musst, ob du deine Pflichten als Arbeitgeberin korrekt erfüllst. Zum Glück gibt es Software, die dich in dieser Frage unterstützt.
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2. Ungerechtigkeit: Viele Arbeitnehmerinnen, und damit sind hier tatsächlich vor allem Frauen gemeint, haben kaum Möglichkeiten, Überstunden zu machen und somit vorherige Minusstunden auszugleichen. Ein früherer Feierabend aufgrund eines Arzttermins kann beispielsweise bei Teilzeitkräften oder bei Menschen, die Kinder oder Eltern zu pflegen haben, ewig das Arbeitszeitkonto belasten.
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3. Aufwand: Ein Arbeitszeitkonto will dokumentiert werden, sonst verliert es seinen Nutzen. Dieser Aufwand ist allerdings nur bedingt relevant, seit die Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten in der EU zur Pflicht erklärt wurde. Seitdem kommst du ohnehin nicht drum herum, jemanden mit der Pflege der Arbeitszeiten und somit der Arbeitszeitkonten zu betrauen. Bestenfalls stattest du deine Arbeitnehmerinnen mit einer digitalen Lösung per App aus, um den Aufwand in Grenzen zu halten.
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Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Generell kannst du Arbeitszeitkonten in Kurz- und Langzeitkonten unterteilen. Sie unterscheiden sich nach der Frist, in der Über- oder Unterstunden ausgeglichen werden müssen.

Kurzzeitkonten sind die wohl häufigste Form von Arbeitszeitkonten und haben in der Regel einen Horizont von bis zu einem Jahr. Darunter fallen Gleitzeit- und Überstundenkonten.

Langzeitkonten dienen explizit dazu, größere Zeitguthaben für einen früheren Renteneintritt oder ein Sabbatical aufzubauen. Das Arbeitszeitkonto kann aber beide Funktionen gleichzeitig einnehmen und somit sowohl dem kurzfristigen als auch dem langfristigen Ausgleich dienen.

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Wie führe ich ein Arbeitszeitkonto ein?

Um Arbeitszeitkonten einführen zu können, sind entsprechende vertragliche Grundlagen nötig.

In der Regel werden Arbeitszeitkonten in Betriebsvereinbarungen definiert, auf die Arbeitsverträge wiederum verweisen. Hierbei musst du prüfen, inwieweit der Betriebsrat ein Mitspracherecht hat.

Auch Tarifverträge haben einen Einfluss auf die Gestaltung von Arbeitszeitkonten in Form von Rahmenbedingungen. Auch auf den Tarifvertrag sollte der Arbeitsvertrag verweisen.

Gesetzliche Grundlagen für Arbeitszeitkonten sind das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG).

Das Beschäftigungsverhältnis endet, aber die Arbeitnehmerin hat noch Minusstunden - was tun?

Ein negatives Arbeitszeitkonto zum Ende der Beschäftigung bedeutet, dass du als Arbeitgeberin einen Vorschuss zum Entgelt geleistet hast. Die Möglichkeit einer Verrechnung mit dem letzten Gehalt hängt davon ab, wer die Minusstunden zu verantworten hat.

Wenn die Arbeitnehmerin in Gleitzeit beschäftigt war und somit frei darüber entschieden hat, das Arbeitszeitkonto nicht auszugleichen, kannst du die Stunden mit der letzten Gehaltsauszahlung verrechnen. Wenn du als Arbeitgeberin nicht genug Arbeit zur Verfügung gestellt hast, beispielsweise aufgrund einer schwachen Auftragslage, ist eine Verrechnung in der Regel nicht möglich.

Und was passiert mit Überstunden?

Wer mehr arbeitet, als generell vereinbart wurde, schiebt Überstunden. Diese Überstunden müssen aber mindestens vom Arbeitgeber gebilligt werden. Außerdem dürfen 48 Wochenarbeitsstunden nur in Ausnahmefällen überschritten werden.

Das Besondere an Überstunden ist, dass sie immer ausgeglichen werden müssen. Ob du diesen Ausgleich in Form von Geld oder Zeit vornimmst, bestimmen der Tarifvertrag, der Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung zu diesem.

Wenn du den Ausgleich in Form von Zeit festlegst, müssen die Arbeitnehmerinnen frei nehmen, um sie auszugleichen. Wenn du die Überstunden dagegen auszahlst, passt du hinterher einfach das Arbeitszeitkonto entsprechend an.

Wie trage ich Feiertage ins Arbeitszeitkonto ein?

An Feiertagen greift das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Dementsprechend muss an einem gesetzlichen Feiertag das Entgelt gezahlt werden, das an diesem Tag gezahlt worden wäre, wenn es ein Werktag wäre. Umgelegt auf die Arbeitszeit bedeutet das, dass an einem gesetzlichen Feiertag genau die Stunden auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden müssen, die gearbeitet worden wären.

Bei Arbeitnehmerinnen mit einer Gleitzeit-Vereinbarung sollten diese anteilig auf Basis der Wochenarbeitszeit berechnet werden, also in der Regel ein Fünftel oder ein Sechstel der Wochenarbeitszeit pro Feiertag.