Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) - Pflichten, Ablauf, Alternativen

Welche Pflichten und Rechte haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Mitteilungspflicht der Arbeitnehmenden

Deine Arbeitnehmenden sind verpflichtet, dir ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer “unverzüglich” mitzuteilen. An dieser Pflicht hat sich nichts geändert - sie bekommt aber eine größere Bedeutung, wie du weiter unten im Artikel erfährst.

Nachweispflicht der Arbeitnehmenden

Diese Pflicht ist seit Einführung der eAU entfallen - deine Arbeitnehmenden haben nicht mehr die Pflicht, dir eine AU auf Papier vorzulegen.

Feststellungspflicht der Arbeitnehmenden

Die Nachweispflicht der Arbeitnehmenden wird reduziert auf eine Feststellungspflicht: Ab dem vierten Tag müssen sie ihre Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen. Übrigens kannst du von ihnen verlangen, schon früher zum Arzt zu gehen.

Was muss ich tun, damit ich eAU abrufen kann?

1. Zum Abruf der eAU musst du oder dein Steuerbüro mit den Krankenkassen kommunizieren. Das erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Kanäle mithilfe entsprechend geprüfter Software zur Lohnabrechnung oder Zeiterfassung.
2. Informiere deine Arbeitnehmenden über die neuen Regeln - am besten zentral und mit wenigen Klicks über Read & Sign von Sawayo.
3. Neue Arbeitsverträge sollten auf die Pflichten der gesetzlich versicherten Arbeitnehmenden hinweisen und auch in Betracht ziehen, was beim Wechsel von oder zu einer Privatversicherung sowie im Störfall geschieht. Lass dich in dieser Hinsicht unbedingt von deinen Rechtsanwälten beraten.

Wann kann ich eAU abrufen - und wann nicht?

Die berühmte eAU ist für dich als Arbeitgeberin nicht in jedem Fall abrufbar. Voraussetzungen zum Abruf sind, dass deine Arbeitnehmenden die Arbeitsunfähigkeit bei dir angezeigt haben und dass für den entsprechenden Zeitraum auch ein Arbeitsverhältnis besteht oder bestand.

In folgenden Fällen kannst du die eAU abrufen

• Arbeitsunfähigkeit bescheinigt durch Vertrags- oder Zahnarzt
• Arbeitsunfähigkeit aufgrund eines Arbeitsunfalls
• Stationärer Krankenhausaufenthalt

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In folgenden Fällen kannst du die eAU nicht abrufen

• Privatärzte
• Ärzte im Ausland
• Reha-Leistungen
• Privat versicherte Arbeitnehmende
• Beschäftigungsverbote
• Erkrankung des Kindes
• Stufenweise Wiedereingliederung

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Wer kontrolliert, dass mir die Arbeitsunfähigkeit von meinen Mitarbeitenden mitgeteilt wurde?

Die Krankenkasse kann nicht wissen, ob dir von deinem Mitarbeitenden eine Arbeitsunfähigkeit angezeigt wurde oder ob du die eAU auf Verdacht abrufst. Letzteres will der neue Prozess aber unterbinden.

Daher bist du auf der sicheren Seite, wenn du nachweisen kannst, dass dir dein Mitarbeitender auch eigenständig Mitteilung gemacht hat. Mit einer digitalen Lösung wie Sawayo gibt es daran keinen Zweifel.

Abruf der eAU - der Standard-Prozess

1. Arbeitnehmende melden dir ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer. Das geht übrigens am effizientesten über eine digitale Lösung wie Sawayo.
2. Die Arztpraxis oder das Krankenhaus melden die Arbeitsunfähigkeit bis Mitternacht an die Krankenkasse.
3. Du oder deine Steuerberatung senden ab dem Folgetag eine Anfrage zur eAU an den zentralen Kommunikationsserver der GKV.
4. Die Krankenkasse stellt die eAU auf dem Kommunikationsserver bereit und du oder deine Steuerberatung erhalten eine Benachrichtigung darüber.
5. Du oder deine Steuerberatung rufen die eAU vom Kommunikationsserver der Krankenkasse ab. Ihr bekommt folgende Informationen: Name, Beginn und voraussichtliches Ende der AU, Datum der ärztlichen Feststellung der AU, ob es eine Erst- oder Folgemeldung ist, weitere Angaben, wenn es sich um einen Arbeitsunfall handelt.

Über den Prozess im Detail hat die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände diesen Flyer veröffentlicht. Außerdem findest du hier häufige Fragen und Antworten zur eAU.

Abruf der eAU bei technischen Störungen

Wenn in der Arztpraxis oder dem Krankenhaus eine technische Störung vorliegt, sodass die eAU nicht digital an die Krankenkasse übermittelt werden kann, wird die eAU per Post übermittelt und bei der Krankenkasse eingescannt. Das sorgt natürlich für eine entsprechende Verzögerung. Wenn du beim Abruf der eAU vom Kommunikationsserver der Krankenkasse eine Fehlermeldung erhältst, liegt das wahrscheinlich daran, dass die eAU noch nicht eingegangen ist.

Dieser Weg wird aber nur gegangen, wenn zum Zeitpunkt des Arztbesuchs noch nicht bekannt ist, dass es eine technische Störung gibt. Wenn es bereits bekannt ist, stellt die Arztpraxis die altbekannte AU in dreifacher Ausführung auf Papier aus. Deine Arbeitnehmenden haben dann die Pflicht, dir den für dich bestimmten Ausdruck zu übergeben.

Entgeltfortzahlung bei Vorerkrankungen

Gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) musst du das Entgelt für arbeitsunfähige Arbeitnehmende für sechs Wochen zahlen. Dabei werden Vorerkrankungen der letzten sechs Monate, die auf denselben Ursachen beruhen, angerechnet. Um herauszufinden, ob zwei oder mehrere eAU in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, kannst du eine Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse durchführen.

Das darfst du nur tun, wenn:

1. eine aktuelle AU vorliegt,
2. mindestens eine weitere AU in den letzten 6 Monaten vorlag und
3. die Dauer aller Arbeitsunfähigkeiten der letzten 12 Monate zusammen mindestens 30 Tage beträgt.

Das funktioniert übrigens nicht bei Minijobbern, weil den Krankenkassen keine Beschäftigungszeiten vorliegen und ist außerdem nicht erlaubt für privat Versicherte.

Gut zu wissen

Der Teufel liegt manchmal im Detail, daher behalte folgende Dinge bei der Umsetzung im Alltag im Hinterkopf:

• Denselben Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit kannst du nur einmal innerhalb 14 Tagen abfragen. Es kann allerdings passieren, dass die Meldung noch nicht bei der Krankenkasse eingegangen ist, wenn du zu früh abfragst. Daher empfiehlt es sich ironischerweise, nicht sofort nach Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit durch eine Mitarbeiterin die Abfrage zu starten, sondern mindestens bis zum fünften Tag zu warten.
• Mit der eAU erfährst du nicht mehr, welcher Arzt welcher Fachrichtung die eAU ausgestellt hat. Bisher ist nicht geklärt, ob du im Streitfall ein Recht auf Auskunft hast und ob du weiterhin eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes bei den Krankenkassen beantragen kannst. Diese Fragen wird die Rechtsprechung klären müssen.
• Auch für Minijobber fragst du die eAU bei den Krankenkassen ab. Hierzu musst du allerdings erfragen, bei welcher Krankenkasse sie versichert sind.