Stundennachweis: Vorlage, Inhalt und Rechtliches

Smartwatch, Arbeitszeiten erfassen

Stundennachweise, ob als klassische Stundenzettel oder elegant und digital, sind in vielen Branchen sinnvoll und wichtig. In diesem Artikel erfährst du, was du beachten musst, was dir der Stundennachweis bringt und wie du ihn am besten umsetzen kannst.

Inhalt

Stunden- oder Arbeitszeitnachweise werden mehr und mehr zum Standard. In vielen Branchen wird mitunter seit Jahrzehnten schon minutiös die Arbeitszeit erfasst. Seit der letzten Entscheidungen des EUGH und des BAG ist klar: Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich Pflicht für Arbeitgeberinnen in ganz Europa. Was viele als lästig empfinden, hat aber mitunter handfeste Vorteile.

Funktion und Nutzen von Stundennachweisen

  • Arbeitsschutz: Die erste und ursächliche Funktion von Stundennachweisen ist der Arbeitsschutz: Der Gesetzgeber verlangt von Arbeitgeberinnen die Einhaltung geltender Regeln zu Höchstarbeits-, Mindestpausen- und Mindestruhezeiten laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Stundennachweise sind also deine Absicherung im Falle einer Kontrolle durch den Zoll.
  • Planung: Auf Basis der Stundennachweise errechnet sich das Arbeitszeitkonto. Wenn die Dokumentation also durchgehend geführt wurde, was durch digitale Tools glücklicherweise immer einfacher und günstiger wird, wissen sowohl du als auch deine Mitarbeiterinnen jederzeit, wie viele Über- oder Unterstunden sie gerade haben. So können bewusst Guthaben aufgebaut werden, beispielsweise um die Nebensaison oder Auftragsflauten auszugleichen.
  • Lohnabrechnung: Wo Stundenlöhne gezahlt werden, ist das Vorgehen natürlich schon lange Standard, aber auch die Abrechnung für Gehaltsbezieher wird einfacher, wenn ordentliche Stundennachweise geführt werden, insbesondere wenn Spesen aufgrund Dienstreisen dazu kommen.
  • Rechnungsstellung: Wer projektbezogen arbeitet, beispielsweise im Handwerk oder im Agenturgeschäft, möchte die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen auf die Kunden umlegen. Es ist offensichtlich, dass das ohne einen Stundennachweis schlicht unmöglich wird.
  • Beweismittel: In Zeiten von Home Office macht es vielen Arbeitgeberinnen Sorgen, dass sie ihre Mitarbeiterinnen nicht mehr regelmäßig sehen. Ob sie tatsächlich wie angegeben arbeiten, kann freilich kein Zeiterfassungssystem feststellen, das den Datenschutz und die persönliche Freizügigkeit achtet. Allerdings bedeuten falsche Angaben zu Arbeitszeiten Arbeitszeitbetrug, der im Streitfall schwerer wiegt als reiner Arbeitszeitverstoß.

Inhalt eines Stundennachweises

Für die klassische Form des Stundennachweises, den Stundenzettel, gibt es klare Vorgaben. Diese umfassen im Grunde nicht viel mehr als die geleisteten Arbeitszeiten mit Datum und Uhrzeit. Wenn du allerdings alle Vorteile des Stundennachweises nutzen möchtest, halte folgende Informationen für dich greifbar:

  • Ruhe- und Pausenzeiten: Als Arbeitgeberin hast du gemäß Arbeitszeitgesetz die Pflicht, die Einhaltung von Mindestruhe-, Höchstarbeits- und Mindestpausenzeiten sicherzustellen. Diese laufend zu berechnen, ist in Excel fummelig und auf Papier geradezu unmöglich. Hier bist du auf der sicheren Seite mit einer entsprechenden Software.
  • Auch die Berechnung des Arbeitszeitkontos und damit der Über- und Unterstunden nimmt dir bestenfalls eine Software ab. Bedenke, dass Abwesenheiten dabei eine Rolle spielen, dass auch Dienstreisen Teil der Arbeitszeit sind und dass je nach Tageszeit und Wochentag tarifvertraglich gesicherte Zuschläge gewährt werden müssen.
  • Wenn du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter fürs interne Controlling oder zur Weiterberechnung an Kunden verbuchen möchtest, ordne die einzelnen Zeitblöcke den entsprechenden Projekten, Mandanten oder Konten zu. Zur effektiven Auswertung helfen dir hier auch, mitunter branchenspezifisch, Projektmanagement-Tools.

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Fristen

Stunden- oder Arbeitszeitnachweise gehen aus verschiedenen Gesetzestexten hervor. Das viel beschworene Arbeitszeitgesetz ist jedoch keines davon - zumindest bisher. Stattdessen ist aus dem Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) zu entnehmen, dass Arbeitszeiten innerhalb 7 Tagen dokumentiert werden müssen. Außerdem müssen sie auf dieser Basis mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Hier sei angemerkt: Steuerrechtlich sollten Stundennachweise mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. So bist du auf der sicheren Seite.

Sonderfall Schwarzarbeitsanfällige Branchen

Schwarzarbeit kann praktisch in allen Branchen vorkommen, aber manche sind natürlich anfälliger dafür als andere. In Branchen, die besonders anfällig für Schwarzarbeit sind, schaut der Zoll erfahrungsgemäß besonders genau nach und Kontrollen sind insgesamt häufiger zu erwarten.

Wenn du in einer der folgenden Branchen unterwegs bist, solltest du besonders auf eine saubere Dokumentation achten:

  • Baugewerbe,
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personenbeförderungsgewerbe,
  • Speditions-, Transportgewerbe und Logistik,
  • Schaustellergewerbe,
  • Forstwirtschaft,
  • Gebäudereinigergewerbe,
  • Messe- und Ausstellungsbau,
  • Fleischwirtschaft,
  • Prostitutionsgewerbe,
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Rechte der Mitarbeitenden

Deine Mitarbeitenden haben kein festgeschriebenes Recht auf Einsicht in die Stundennachweise. Dafür haben sie laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, ihr eigenen Personalakten einzusehen. Wenn die Stundennachweise Teil der Personalakte sind, können sie also argumentieren, auch Recht auf Einsicht in diese zu haben.

Stundennachweise schnell und einfach führen

Es gibt viele Wege, Stundennachweise zu erbringen, denn letztendlich sind sie immer nur Dokumentationen der geleisteten Arbeitszeit. Willst du jedoch alle Vorteile ordentlicher Stundennachweise nutzen, wirst du um eine vollumfängliche und digitale Arbeitszeiterfassung kaum herum kommen.

Die digitale Arbeitszeiterfassung von Sawayo bietet dir die Möglichkeit, in deinem Unternehmen häufig genutzte Arbeitszeitmodelle als Vorlagen anzulegen und deinen Mitarbeiterinnen zuzuweisen, sodass du nicht jedes Mal wieder dieselben Einstellungen vornehmen musst.

Ausgehend von den zugeordneten Arbeitszeitmodellen erfassen deine Mitarbeiterinnen ihre Arbeitszeiten dann eigenständig - du musst sie nur noch prüfen und gegebenenfalls korrigieren. So sparst du eine Menge Zeit sowohl bei der Erfassung als auch bei der Prüfung. Anders als Stift und Papier gibt dir die richtige Software genau die Zahlen, die du brauchst, beispielsweise die geleisteten Stunden eines Monats oder die aktuellen Überstunden. So erfüllst du nicht nur deine Nachweispflicht, sondern erhältst gleichzeitig wertvolle Informationen fürs Controlling.

Interessant wird es außerdem bei historischen Daten, denn weder Aktenschränke noch Excel-Dateien sind bekannt dafür, sich gut handhaben zu lassen, wenn sie kilometerlang sind. Speziell in einer offenen Datei kommt ohnehin das Risiko der nachträglichen Manipulation dazu. Auch hierbei hilft dir Sawayo: Historische Daten können mit einem Klick gesichert und so vor Manipulation geschützt werden. Gleichzeitig können deine Mitarbeiterinnen trotzdem ihre Zeiten einsehen.

Stundennachweise sind also ein vielschichtiges Thema, das kompliziert werden kann, wenn man es falsch angeht. Liegt aber ein sauberer Prozess dahinter, erfüllst du nicht nur deine Pflichten als Arbeitgeberin, sondern verschaffst dir auch noch handfeste Vorteile und Effizienzgewinne.

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