Stundenzettel - Vorlagen und Erklärung 2024

Stundenzettel zur Zeiterfassung mit Stoppuhr und Smartphone

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, mit dem Arbeitszeiten dokumentiert werden. Aber wie muss ein Stundenzettel aussehen? Und wer braucht überhaupt einen? Was gilt für Minijobber und wo finde ich eine passende Vorlage für mein Unternehmen? Das und mehr erfährst du in diesem Artikel.

Inhalt

Muss ich überhaupt Stundenzettel ausstellen?

Stundenzettel dienen der Dokumentation der Arbeitszeiten und sind somit unumgänglich, seit die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur allgemeinen Pflicht geworden ist.

Darüber hinaus bekommt der Stundenzettel besondere Bedeutung für Minijobber aufgrund der Anforderungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG).

Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten liegt bei den Arbeitgeberinnen. Das heißt nicht, dass du als Arbeitgeberin für alle deine Arbeitnehmerinnen persönlich die Arbeitszeiten notieren musst - diesen Aufwand darfst du gern delegieren. Du musst nur sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt notiert werden.

Übrigens musst du Stundenzettel steuerrechtlich 10 Jahre lang aufbewahren. Wenn du die korrekte Dokumentation der Arbeitszeiten nicht nachweisen kannst, musst du zum Einen Schwierigkeiten erwarten, solltest du dich mit einer Arbeitnehmerin nicht im Guten trennen. Darüber hinaus können Bußgelder und, bei Verstößen gegen arbeitsrechtliche Bestimmungen Strafen verhängt werden.

Was muss auf jeden Fall auf einem Stundenzettel stehen?

  • Name der Arbeitnehmerin
  • Zu jedem einzelnen Arbeitstag: Arbeitsbeginn (Datum und Uhrzeit), Arbeitsende (Datum und Uhrzeit), Dauer der Arbeitszeit ohne Pausen

Die Arbeitszeiten müssen bis 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag dokumentiert werden. Es reicht also nicht, erst zum Monatsende die Zettel auszufüllen.

Es steht ein neuer Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung in den Startlöchern. Informationen dazu findest du in diesem Artikel.

Was braucht nicht auf dem Stundenzettel stehen?

  • Dauer und Lage der Pausen
  • Gesamtarbeitsstunden pro Woche oder Monat
  • Unterschriften
  • Personalnummer, Abteilung oder andere interne Vermerke
  • Es ist nicht vorgegeben, ob der Stundenzettel handschriftlich, schriftlich auf Papier oder digital auszustellen ist.

Im Sinne der Effektivität macht es natürlich Sinn, Informationen wie Wochen- und Monatssummen sowie bspw. die Abteilung zu notieren. Das hilft dir, den Erfordernissen des Arbeitsschutzes (Stichwort Maximale Wochenarbeitszeit) nachzukommen. Sollte der Zoll deine Dokumentation kontrollieren, sind das aber keine Erfordernisse des Stundenzettels.

Vorlage für Stundenzettel

Im Internet finden sich massenhaft Vorlagen für Stundenzettel als Word-, Excel- und PDF-Dateien. Auch das Bundesamt für Arbeit und Soziales stellt einen Musterbogen bereit.

Bevor du die schönste Vorlage herunterlädst und deinen Mitarbeiterinnen aushändigst, stelle dir am besten die Frage, wie sinnvoll dieses manuelle Vorgehen ist. In vielen modernen Unternehmen ist digitale und günstige Arbeitszeiterfassung - und damit auch die Erstellung der Stundenzettel längst Standard. Erfahrungsgemäß spart es viele herumfliegende Zettel, eine aufwendige Ablage und nicht zuletzt Nerven, während man gleichzeitig einen viel besseren Überblick bekommt.

Stundenzettel automatisch erstellen mit digitaler Arbeitszeiterfassung

Digitale Arbeitszeiterfassung erleichtert die Erstellung von Stundenzetteln, indem sie die Arbeitszeit automatisch und präzise dokumentiert. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel per App, im Browser oder mit physischen Terminals. Die erfassten Daten werden automatisch gespeichert und können weiterverarbeitet werden. Stundenzettel werden automatisch generiert und die Lohnbuchhaltung freut sich. Dabei können auch individuelle Einstellungen wie Pausenregelungen oder Feiertage berücksichtigt werden.

Eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet viele Vorteile bei der Erstellung von Stundenzetteln: Sie spart Zeit, vermeidet Fehler, erleichtert die Abrechnung der Arbeitszeit und erlaubt ortsunabhängige Einsicht. Außerdem kann sie dafür sorgen, dass deine Mitarbeiterinnen selbstständig ihre Arbeitszeitkonten im Blick haben und so schneller auf Abweichungen reagieren können.

Natürlich muss hierbei auch der Datenschutz beachtet werden. Du musst deine Mitarbeiterinnen über die Erfassung und Verwendung ihrer Daten informieren und geeignete Maßnahmen treffen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.

Arbeitszeiten digital erfassen und Stundenzettel automatisch erstellen

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Stundenzettel im Minijob

Für Minijobber, also geringfügig Beschäftigte, sind die Stundenzettel von besonderer Bedeutung. Bestimmend sind hier die Geringfügigkeitsgrenze von 520 Euro pro Monat und der Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde. Als Arbeitgeberin musst du sicherstellen, dass du nicht mehr als 520 Euro auszahlst (sonst ist die Beschäftigung sofort sozialversicherungspflichtig), aber auch nicht weniger als den Mindestlohn bezahlst.

Das bedeutet für deine geringfügig Beschäftigten, dass sie maximal 43 Stunden und 20 Minuten pro Monat arbeiten dürfen (520 € geteilt durch 12 € = 43,333). Eine effiziente Arbeitszeiterfassung auf einem Stundenzettel hilft dir zu überwachen, dass diese Grenze nicht überschritten wird.

Stundenzettel und Datenschutz - was hat Vorrang?

Die Informationen, die in Stundenzetteln enthalten sind, gelten als personenbezogene Daten und fallen daher unter den Grundsatz der Zweckbindung. Das bedeutet, dass sie nur zu dem Zweck verwendet werden dürfen, zu dem sie aufgezeichnet wurden, nämlich die Erfüllung der Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes. Sie dürfen nicht missbraucht werden, um Mitarbeiterinnen zu überwachen.

Gleichzeitig sind dadurch Stichproben- und Einzelfallkontrollen nicht ausgeschlossen. Solltest du regelmäßige Abweichungen von den vorgegebenen Arbeitszeiten feststellen, ist es dein gutes Recht, deine Mitarbeiterinnen darauf anzusprechen. Der Betriebsrat hat in diesem Fall die Pflicht, die Einhaltung der Gesetze zu überwachen. Es braucht seine Zustimmung unter anderem zur Einführung einer Software zur Personaleinsatzplanung (PEP).

Ist das Führen eines Stundenzettels Arbeitszeit?

Als Arbeitgeberin bist du in der Pflicht, die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiterinnen zu dokumentieren. Die tatsächliche Dokumentation kannst du natürlich an deine Mitarbeiterinnen delegieren, aber das ist dann Teil ihrer Arbeitszeit.

Wenn deine Mitarbeiterinnen aus eigenem Antrieb heraus Stundenzettel führen, ist das übrigens keine Arbeitszeit, weil du es nicht angeordnet hast.

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