Abwesenheitsnotiz Vorlage – Tipps, Formulierungen und Muster

Abwesenheitsnotiz formulieren – diese Punkte darfst du nicht vergessen

Abwesenheitsnotizen sind vorformulierte Antworten auf eingehende Mails, die automatisch vom E-Mail-Programm verschickt werden. Sie helfen dabei, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden. Außerdem wissen AbsenderInnen, dass sie in einem bestimmten Zeitraum keine Antwort erwarten können. Das zeigt Professionalität und Kommunikationsbereitschaft und schafft dadurch Vertrauen.

Abwesenheitsnotizen solltest du immer dann einrichten, wenn du gerade nicht auf deine E-Mails zugreifen kannst – sei es, weil du krank oder im Urlaub bist, auf Geschäftsreise oder in Elternzeit. Auch wenn du in Teilzeit arbeitest oder gerade ein Feiertag ist, solltest du eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

Folgende Elemente muss eine Abwesenheitsnotiz enthalten:

1. Betreff: Hier sollte der Empfänger deiner Notiz gleich erkennen können, was ihn erwartet:
   • Abwesenheitsnotiz
   • Abwesenheitsbenachrichtigung
   • Out of Office
   • Automatische Antwort: Nicht erreichbar bis [Datum]
2. Anrede und Dank: Begrüße den oder die AbsenderIn und bedanke dich für die Nachricht:
   • Sehr geehrte Damen und Herren, herzlichen Dank für Ihre E-Mail, die mich in Abwesenheit erreicht.
   • Guten Tag, besten Dank für Ihre E-Mail.
3. Datum und Dauer der Abwesenheit: Benenne den genauen Zeitraum deiner Abwesenheit – den Grund dafür, musst du nicht angeben. Bei längerer Abwesenheit kann ein Grund aber für Transparenz sorgen.
   • Vom TT.MM. bis zum TT.MM. bin ich nicht erreichbar. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.
   • Ich befinde mich gerade in Elternzeit und widme mich ganz meiner Familie. Sie erreichen mich (voraussichtlich) wieder per Mail ab dem TT.MM.
   • Ich befinde mich momentan in einem Sabbatical. Sie erreichen mich wieder per Mail ab dem TT.MM.
4. Weiterleitung: Informiere den oder die AbsenderIn, ob die Nachricht weitergeleitet wird oder nicht:
   • Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet oder gelesen.
   • Ihre Nachricht wird an meine Kollegin / meinen Kollegen [Vorname Nachname] weitergeleitet, die / der mich während meiner Abwesenheit vertritt.
5. Vertretung: Wirst du während deiner Abwesenheit vor einer Kollegin oder einem Kollegen vertreten, solltest du den genauen Namen mit Kotaktdaten angeben.
   • Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine Kollegin / meinen Kollegen [Vorname Nachname]. Sie erreichen sie / ihn per Mail [E-Mail-Adresse] oder telefonisch [Telefonnummer].
6. Schlussformel: Die Abwesenheitsnotiz kannst du mit einer üblichen Schlussformel beenden:
   • Mit freundlichen Grüßen
     Name und Vorname
     E-Mail-Signatur

Abwesenheitsnotiz in Outlook – so geht’s auf dem Desktop

Outlook ist nach wie vor das Standardprogramm für den Mailversand. Wie du für die Desktopversion von Outlook eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichtest, zeigen wir dir hier.

1. Öffne Outlook und wähle in der Top-Navigation "Datei" aus.
2. Klicke auf "Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent)".
3. Wähle "Automatische Antworten senden".
4. Aktiviere den Zeitraum, in dem du abwesend bist, indem du "Nur während dieses Zeitraums senden" ankreuzt und Start- sowie Endzeitpunkt einstellst.
5. Erstelle deine Nachricht:
   • Innerhalb deiner Organisation:
     • Gib den Text für Kolleginnen und Kollegen innerhalb deiner Organisation ein. Dieser Text kann informeller sein und besondere Informationen enthalten, die nur für Mitarbeitende relevant sind.
   • Außerhalb deiner Organisation:
     • Wechsele zum Tab "Außerhalb meiner Organisation" und erstelle die Nachricht für externe Kontakte.
6. Optionale Einstellungen:
   • Du kannst auch auswählen, ob die Nachricht nur an deine Kontakte oder an alle externen Absender gesendet werden soll.
7. Klicke auf "OK" oder "Speichern", um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Abwesenheitsnotiz in Outlook – so geht’s bei Office 365

Nutzt du Outlook in der Browserversion, gehst du folgendermaßen vor:

1. Melde dich bei Outlook.com oder Office 365 an.
2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen".
3. Gehe zu "E-Mail" und dann zu "Automatische Antworten".
4. Aktiviere "Automatische Antworten senden".
5. Festlegen des Zeitraums:
   • Aktiviere "Antworten nur während dieses Zeitraums senden" und gib den Start- und Endzeitpunkt ein.
6. Nachricht verfassen:
   • Gib den Text für deine Abwesenheitsnachricht ein.
   • Auch hier kannst du separate Nachrichten für interne und externe Kontakte einrichten.
7. Zusätzliche Optionen:
   • Du kannst wählen, ob die Antworten an alle oder nur an deine Kontakte gesendet werden sollen.
8. Klicke auf "Speichern".

Abwesenheitsnotiz in Teams

Teams synchronisiert sich automatisch mit deinem Outlook-Kalender und deinen automatischen Antworten. Wenn du bereits eine Abwesenheitsnotiz in Outlook eingerichtet hast, wird diese auch in Teams angezeigt. Möchtest du nur bei Teams eine Abwesenheitsnotiz einrichten, gehst du folgendermaßen vor:

1. Öffne Microsoft Teams.
2. Klicke auf dein Profilbild oder deine Initialen oben rechts in der Ecke.
3. Wähle "Status-Nachricht setzen".
4. Gib deine Abwesenheitsnachricht ein.
5. Aktiviere das Kästchen "Diese Nachricht während meiner Abwesenheit anzeigen".
6. Wähle die Dauer, für die die Nachricht angezeigt werden soll. Du kannst entweder eine voreingestellte Dauer wählen oder ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit festlegen, indem du auf "Benutzerdefinierten Zeitraum festlegen" klickst.
7. Klicke auf "Fertig" oder "Speichern", um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Abwesenheitsnotiz Vorlagen – Formell und informell

Die Geschmäcker sind verschieden, die Inhalte gleich. Hier drei Vorlagen in etwas abgewandelten Tonalitäten – direkt fertig zum Einsetzen in dein Mailprogramm.

1. Präzise Formulierungen passen immer

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mai. Ich bin vom [TT.MM] bis [TT.MM] abwesend und nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet oder gelesen. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an [Vorname Name] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2. Blumiger und wortreicher

Betreff: Ich bin derzeit nicht im Büro

Liebe Geschäftspartner und Freunde,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich in der Zeit vom [TT.MM] bis [TT.MM] außer Haus und kann in dieser Zeit keine E-Mails beantworten. Ihr Anliegen ist mir jedoch wichtig, und ich werde mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Sollten Sie dringende Unterstützung benötigen, steht Ihnen mein Kollege [Vorname Name] unter [E-Mail] oder [Telefonnummer] gerne zur Verfügung.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, bald wieder für Sie da zu sein.

Herzliche Grüße
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

3. Informellere Formulierung

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Hallo!

Danke für deine Nachricht! Ich bin vom [TT.MM] bis [TT.MM] außer Haus und genieße eine kleine Auszeit. Deine E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bearbeiten.

Wenn es dringend ist, kannst du dich in der Zwischenzeit gerne an meinen Kollegen [Vorname Name] wenden. Du erreichst ihn unter [E-Mail] oder [Telefonnummer].

Bis bald und liebe Grüße
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

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Passe diese Vorlagen nach deinem Bedarf an und fülle sie mit deinen persönlichen und firmenspezifischen Informationen.

Abwesenheitsnotiz Englisch

Wer internationale Kontakte hat, sollte zusammen mit der deutschen Abwesenheitsnotiz auch immer eine englische Abwesenheitsnotiz verschicken.

Hierbei sind ein paar Punkte wichtig:

• Nach der Begrüßungszeile beginnt der Hauptteil des Textes immer mit einem Großbuchstaben
• Bei Zeitangaben wird erst der Monat, dann der Tag angegeben
• Nach der Schluss- oder Abschiedszeile kommt ein Komma (das ist im Deutschen übrigens nicht der Fall, auch wenn es fälschlicherweise immer wieder genutzt wird).

Im Folgenden stellen wir dir zwei unterschiedliche Abwesenheitsnotizen in Englisch vor: Eine formelle und eine informelle.

1. Englische Abwesenheitsnotiz – Formell

Betreff: Out of Office

Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I am currently out of the office from MM/TT to MM/TT and will not be available during this time. I will respond to your email upon my return on MM/TT.

If you require immediate assistance, please contact [Vorname Nachname] at [Email/Telefonnummer].

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2. Englische Abwesenheitsnotiz – Informell

Betreff: Out of Office

Hi there,

Thanks for your email! I'm out of the office from [MM/TT] to [MM/DD] and won't be checking emails regularly. I'll get back to you as soon as I can after I return on [MM/TT].

If it's urgent, you can reach out to [Vorname Nachname] at [Email/Telefonnummer].

Cheers,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Urlaub

Ob man in einer Abwesenheitsnotiz explizit erwähnen sollte, dass man im Urlaub ist, dazu gibt es unterschiedliche Meinungen. Hier sind einige Überlegungen:

Gründe, den Urlaub zu erwähnen:

1. Transparenz: Der Hinweis auf den Urlaub zeigt, dass man aus einem positiven Grund nicht erreichbar ist, was oft besser verstanden und akzeptiert wird.
2. Klarheit: Der Hinweis signalisiert, dass keine anderen dringenden beruflichen Aktivitäten im Hintergrund stattfinden und man wirklich nicht verfügbar ist.
3. Vorbereitung: Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen können ihre Anfragen entsprechend planen und wissen, dass eine sofortige Reaktion unwahrscheinlich ist.

Gründe, den Urlaub nicht zu erwähnen:

1. Datenschutz: Informationen über persönliche Reisen oder Urlaube sind privat und müssen nicht unbedingt geteilt werden.
2. Sicherheitsbedenken: Der Hinweis auf den Urlaub kann potenziell ein Sicherheitsrisiko darstellen – insbesondere wenn die Informationen öffentlich zugänglich sind.
3. Professionalität: Eine allgemeine Angabe über die Abwesenheit, ohne zu sehr ins Detail zu gehen, kann professioneller wirken.

Hier zwei Vorlagen einer Abwesenheitsnotiz mit Hinweis auf den Urlaub in Deutsch und Englisch:

1. Deutsche Abwesenheitsnotiz Urlaub:

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub und vom [TT.MM] bis zum [TT.MM] nicht erreichbar. Ab dem [TT.MM] stehe ich Ihnen gerne wieder zur Verfügung und werde Ihre E-Mail dann umgehend beantworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vorname Name] unter [E-Mail/Telefonnummer].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2. Englische Abwesenheitsnotiz Urlaub:

Betreff: Out of Office

Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. I am currently on vacation from [MM/TT] to [MM/TT] and will not be available during this time. I will respond to your email upon my return on [MM/TT]. If you require immediate assistance, please contact [Vorname Name] at [Email/Telefonnummer].

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Feiertag

In Deutschland sind Feiertage grundsätzlich Ländersache. Das heißt, dass es in manchen Bundesländern Feiertage gibt, die es in anderen Bundesländern nicht gibt. Ein Unternehmen mit Sitz in Mecklenburg-Vorpommern wird durchaus Probleme haben, am 15. August Mitarbeitende eines Unternehmens mit Sitz in Bayern zu erreichen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte daher auch für Feiertage eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden.

Hier zwei Abwesenheitsvorlagen bei Feiertagen in Deutsch und Englisch:

1. Deutsche Abwesenheitsnotiz Feiertag

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund des Feiertags am [TT/MM] bin ich an diesem Tag nicht erreichbar. Ich werde Ihre E-Mail ab dem nächsten Werktag, dem [TT/MM], beantworten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

2. Englische Abwesenheitsnotiz Feiertag

Subject: Out of Office

Dear Sir or Madam,

Thank you for your email. Please note that I am out of the office due to a public holiday on [Date] and will not be available. I will respond to your email on the next business day, [Date].

[For urgent matters, please contact [Vorname Name] at [ Email] or [Telefonnummer].]

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Krankheit

Sollte man in einer Abwesenheitsnotiz wirklich angeben, dass man krank ist?

Auf der einen Seite kann der Hinweis auf eine Krankheit Verständnis für mögliche Verzögerungen oder eine längere Abwesenheit schaffen. Auf der anderen Seite kann die Offenlegung einer Krankheit als stigmatisierend empfunden werden.

Letztendlich hängt diese Entscheidung hängt davon ab, wie viel persönliche Informationen man selbst teilen möchte und welche Richtlinien oder Sicherheitsüberlegungen im Unternehmen gelten.

Hier eine Vorlage zur Abwesenheitsnotiz bei Krankheit:

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Aufgrund einer Erkrankung bin ich vom TT.MM. bis voraussichtlich zum TT.MM. nicht erreichbar. Ab voraussichtlich TT.MM. stehe ich Ihnen gerne wieder zur Verfügung und werde Ihre E-Mail dann umgehend beantworten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vorname Name] unter [E-Mail/Telefonnummer].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Elternzeit

Wer in Elternzeit geht, sollte dies in einer Abwesenheitsnotiz klar kommunizieren und alternative Kontaktmöglichkeiten angeben.

Hier ist ein Muster für eine solche Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit in Elternzeit und widme mich ganz meiner Familie. Bis zum TT.MM.JJJJ werde ich nicht erreichbar sein.

Für dringende Angelegenheiten oder weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse der Vertretung] oder telefonisch unter [Telefonnummer der Vertretung]. Alternativ können Sie auch [allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse des Unternehmens] nutzen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Teilzeit

Wer in Teilzeit arbeitet, ist oft nur an bestimmten Tagen und Zeiten erreichbar. Um Missverständnisse zu vermeiden und die Erreichbarkeit klar zu kommunizieren, kann es hilfreich und professionell sein, eine automatische Antwort einzurichten.

Hier ist ein Muster einer solchen Abwesenheitnotiz:

Betreff: Eingeschränkte Erreichbarkeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite in Teilzeit und bin an folgenden Tagen erreichbar: [Tage, z.B. Montag, Mittwoch und Freitag] jeweils von [Uhrzeit, z.B. 9:00 bis 13:00 Uhr]. Außerhalb dieser Zeiten kann es zu Verzögerungen bei der Beantwortung Ihrer E-Mail kommen.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse der Vertretung] oder telefonisch unter [Telefonnummer der Vertretung].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Abwesenheitsnotiz Unternehmen verlassen

Wer ein Unternehmen verlässt, muss unbedingt eine Abwesenheitsnotiz verfassen, die sowohl informiert als auch professionelle Kontakte weiterleitet. Auch kann es hilfreich sein, einkommende Nachrichten automatisch der Nachfolgerin oder dem Nachfolger weiterleiten zu lassen.

Hier ist ein Beispiel für eine solche Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich möchte Sie darüber informieren, dass ich das Unternehmen zum TT.MM.JJJJ verlassen habe und nicht mehr erreichbar bin.

Für dringende Angelegenheiten oder weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte an [Name des Nachfolgers] unter [E-Mail-Adresse des Nachfolgers] oder telefonisch unter [Telefonnummer des Nachfolgers]. Alternativ können Sie auch [allgemeine Kontakt-E-Mail-Adresse des Unternehmens] nutzen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname Name]
[Firmenname]
[Adresse]

Fazit

Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz trägt dazu bei, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden. Ein freundlicher Ton und die Aufzählung von relevante Informationen zeigen darüber hinaus Professionalität und Kommunikationsbereitschaft und schaffen Vertrauen. Allgemeine Angaben wirken oft professioneller, als Abwesenheitsnotizen die zu sehr ins Detail gehen. Mit den kostenlosen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen von Sawayo vergisst du keine wichtigen Informationen und triffst einen professionellen Ton.

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