Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe - Guide für Unternehmer

Seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 ist klar: Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter wird zur Pflicht – für Geschäftsführer großer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Doch wie lässt sich diese Vorgabe zeitnah, kostengünstig und einfach umsetzen?

Wir haben uns schon vor einiger Zeit mit dem Thema beschäftigt. Höchste Zeit also, unser Wissen zu teilen!

7 Fakten helfen dir dabei, die optimale Lösung für dein Unternehmen zu finden. Dabei ist es egal, ob du gerade beginnst, dich über Zeiterfassungssoftware zu informieren oder dein bisheriges Erfassungssystem ersetzen möchtest: Wir zeigen dir, worauf du achten solltest und dabei gleichzeitig viel Zeit und Geld sparst.

Klingt gut? Dann lass uns starten.

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Hier die Fakten in der Übersicht:

#1 Arbeitszeiterfassung wird deine Pflicht

#2 Deine Pflicht aber nicht deine Aufgabe

#3 Zugänglich, objektiv und verlässlich muss es sein

#4 Software ist nicht gleich Software

#5 Ein gutes Zeiterfassungstool erkennst du an 6 Kriterien

#6 Beziehe deine Mitarbeiter mit ein

#7 Der Preis ist nicht alles, fair muss er sein

#1 Arbeitszeiterfassung wird deine Pflicht

Eine gute Nachricht vorweg: Bisher besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nur in Ausnahmefällen. Beschäftigst du zum Beispiel Minijobber, Fernfahrer oder Jugendliche, musst du deren Arbeitszeit genau dokumentieren. Das Gleiche gilt für Beschäftigte in Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen.

Bist du davon nicht betroffen, heißt das, du machst dich noch nicht strafbar. Allerdings wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon bald im Arbeitszeitgesetz verankert. Dies entspricht der EU Arbeitszeitrichtlinie und muss daher vom deutschen Gesetzgeber zeitnah umgesetzt werden.

Darüber hinaus gibt es auch jetzt schon gute Gründe frühzeitig ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Zum Beispiel zum Überstundennachweis.

Das Arbeitsgericht Emden hat im Februar 2020 geurteilt: Im Zweifelsfall hat ein Unternehmer die Pflicht, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten, um Überstunden lückenlos nachweisen zu können. Andernfalls drohen hohe Nachzahlungen.

Fakt ist also: Arbeitszeiterfassung wird deine Pflicht und ist schon jetzt notwendig, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Ausführlichere Informationen dazu findest du in unserem Artikel zur Zeiterfassungspflicht.

#2 Deine Pflicht aber nicht deine Aufgabe

Deine Aufgabe als Unternehmer ist es Aufgaben zu delegieren. Die Arbeitszeiterfassung ist hierfür prädestiniert. Sobald du ein geeignetes Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellst, kannst du deinen Mitarbeitern diese Aufgabe übertragen.

Das heißt für dich:

Zum einen benötigst du ein System, das die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Zum anderen solltest du die Wünsche deiner Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einfließen lassen.

Wir beleuchten in diesem Artikel beide Aspekte, beginnend mit den rechtlichen Anforderungen an ein Arbeitszeiterfassungssystem:

#3 Zugänglich, objektiv und verlässlich muss es sein

Der EuGh hat in seinem Urteil letztes Jahr offen gelassen, welches System zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden kann.

Er hat jedoch drei Anforderungen definiert, die ein Zeiterfassungssystem erfüllen muss:

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• Zugänglichkeit: Bedeutet, jeder Mitarbeiter kann seine Daten individuell verwalten. Gleichzeitig können die gespeicherten Informationen leicht bei Prüfungen vom Betriebsrat oder Behörden eingesehen werden.
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• Objektivität: Bedeutet, es dürfen nur die für die Arbeitszeiterfassung relevanten Daten, insbesondere der Arbeitsbeginn und das -ende, erhoben und ausgewertet werden.
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• Verlässlichkeit: Bedeutet, das System lässt sich leicht aktualisieren und arbeitet äußerst genau.
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Und jetzt kommt der entscheidende Punkt:

Lediglich mit Hilfe digitaler Lösungen können diese rechtlichen Anforderungen kostengünstig und zugleich mitarbeiterfreundlich umgesetzt werden. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.

#4 Software ist nicht gleich Software

Es gibt unzählige Varianten von Zeiterfassungssoftware auf dem Markt, die im Grunde auf drei Typen basieren. Diese sind, je nach Unternehmen, mehr oder weniger optimal geeignet. Wir haben sie uns einmal aus KMU Sicht angeschaut und eingeschätzt:

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Es zeigt sich, webbasierte Lösungen stechen in ihrer Eignung für Kleinbetriebe deutlich heraus. Nicht zuletzt deshalb, gibt es auch Unmengen von Anbietern im Bereich der Online-Zeiterfassung! Und das ist Fluch und Segen zugleich.

Woran du eine gute Software zur Zeiterfassung erkennst, haben wir im nächsten Punkt zusammengefasst:

#5 Ein gutes Tool erkennst du an 6 Aspekten

Um deinen Arbeits- und Verwaltungsaufwand auch wirklich zu reduzieren, sollte das gewählte Zeiterfassungstool folgende Aspekte berücksichtigen:
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• DSGVO-Konformität: Achte bei web-basierten Softwarelösungen darauf, dass sich die Server innerhalb der EU befinden.
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• Vollständigkeit: Dein Ziel ist es, alles bis zum unterschriebenen Stundenzettel am Ende des Monats über ein Tool abzuwickeln. Achtung: An diesem Punkt scheitern die meisten Lösungen. Uns hat das viel Zeit und Nerven gekostet!
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• Benutzerfreundlichkeit: Jeder Mitarbeiter sollte in der Lage sein, die Software problemlos zu verstehen und zu nutzen. Das funktioniert nur über klares und einfaches Design. Häufig reichen schon Screenshots um hier einen Eindruck von der Qualität einer Software zu bekommen.
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• Entlastung: Die Software denkt mit. Sie erinnert dich und deine Mitarbeiter an bevorstehende Ereignisse, das Fehlen von Daten oder fehlerhafte Eingaben.
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• Arbeitszeitmodelle: Die Ausrichtung an der modernen Arbeitswelt mit Home Office, Voll-, Gleit- und Teilzeitmodellen sollte genauso durch die Software abgebildet werden wie „traditionelle“ Varianten. Klärt der Anbieter darüber gezielt auf, erspart dir das im Testprozess viel Zeit und Nerven.
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• Updates: Sind ein wichtiges Indiz für Aktualität und Sicherheit der Software. Solltest du beispielsweise eine App zur Zeiterfassung in Betracht ziehen, achte auf das letzte Updatedatum der App im Store. (Und Achtung: Updates sollten immer im Produktpreis enthalten sein!)

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Jeder dieser Aspekte hätte vermutlich einen eigenen Artikel verdient. Wir konzentrieren uns auf die Kernaussagen, damit du dir schnell einen Überblick verschaffen kannst. Solltest du jedoch Fragen haben, schreib uns gern eine Mail an magazin@sawayo.de.

#6 Beziehe deine Mitarbeiter mit ein!

In #2 haben wir schon einmal die Rolle deiner Mitarbeiter und deren Bedürfnisse erwähnt. Sie sollen ihre Arbeitszeit mit einem von dir gewählten Tool erfassen. Warum sie also nicht auch gleich an der Auswahl der richtigen Software beteiligen?

Den Vorstellungen deiner Mitarbeiter würde diese Herangehensweise zumindest gefallen. Laut der StepStone Studie “Arbeiten im 21.Jahrhundert”  wünschen sich 92% der befragten Fachkräfte, selbstständig Entscheidungen im Job und über dessen Gestaltung treffen zu können.

Außerdem hast du vielleicht selbst auch schon einmal die Erfahrung gemacht: Sobald Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen beteiligt sind, wird das finale Resultat für sie nachvollziehbarer und schlussendlich besser akzeptiert.

Deshalb empfehlen wir, die Vorstellungen, Wünsche und Ideen der Mitarbeiter frühzeitig zu erfassen und basierend darauf den Auswahlprozess zu starten. Wie möchte dein Team Arbeitszeit erfassen? Via Smartphone oder am PC? Ist das Design wichtiger als viele Funktionalitäten? Wie wäre es wenn auch gleich die Urlaubsbeantragung digital mit abgewickelt werden kann?

Bevor du eine Lösung vorsetzt, sammle erst einmal Feedback zum Thema, testet 1-2 Tools und definiert eure Ziele und Vorstellungen.

#7 Der Preis ist nicht alles, fair muss er sein

Sobald du dich mit einzelnen Lösungen genauer auseinandersetzt, werden ganz schnell die Kosten zu einem Einflussfaktor. Wir kennen das. Und wir haben daraus etwas Wichtiges gelernt:

Der Preis darf nicht ausschlaggebend sein!

Es gibt zu viele Lösungen, die dich potenziell viel mehr Geld und Zeit kosten als geplant (bzw. vom Anbieter versprochen).

(Deshalb sind der Auswahlprozess und diese Fakten auch so wichtig.)

Wie an den Aspekten aus #5 lassen sich auch an der Preispolitik von Anbietern qualitative Unterschiede ausmachen. Die folgenden 5 Punkte helfen dir, ein faires Angebot zu erkennen:

• Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und gewünschten Features.
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• Du kannst monatlich oder jährlich zahlen und profitierst im besten Fall von einem Rabatt für jährliche Zahlung.
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• Die Kündigungsfrist ist gering (1 Monat bei monatlicher Zahlung / max. 2 Monate bei jährlicher Zahlung) und ermöglicht es dir, flexibel zu bleiben.
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• Du kannst die Software unverbindlich testen und es schließt sich nicht direkt ein Vertrag an die Testphase an.
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• Du hast verschiedenste Zahlungsarten zur Verfügung und musst deine Zahlungsdaten erst angeben, wenn du die Software auch wirklich kaufen möchtest.

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Ein Tipp zum Abschluss

Du weißt jetzt alles Wichtige, um für dein Unternehmen die optimale Zeiterfassungssoftware zu finden.

Aber einen Zusatztipp möchten wir dir noch mit auf den Weg geben: Teste Tools, die deinen Mitarbeitern UND dir Mehrwert bieten.

Eine gute Zeiterfassungssoftware macht deine Mitarbeiter zu den Hauptakteuren. Und genau das kann doppelt zu deinem Vorteil werden. Das Stichwort hierfür lautet: Employee Self Service (ESS).

Grundsätzlich geht es dabei darum, den Mitarbeiter zu befähigen, bestimmte Prozesse möglichst einfach selbstständig zu erledigen. Ein praktisches Beispiel hierfür ist die selbstständige Arbeitszeiterfassung über einen eigenen Mitarbeiter Account. (Also das, worüber wir hier die ganze Zeit reden.)

Neben Zeiterfassung bilden einige Lösungen, wie auch Sawayo, weitere Prozesse über die gleiche Software ab und befähigen Mitarbeiter dazu, diese ebenfalls papierlos und standortunabhängig abzuwickeln.

Konkret geht es dabei zum Beispiel um Lesebestätigungen von Dokumenten, Urlaubsanträge oder Krankenmeldungen.

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So erfüllst du in Zukunft nicht nur deine Arbeitszeiterfassungspflicht, sondern digitalisierst gleichzeitig interne Prozesse auf einfachste Weise.

Jetzt bist du an der Reihe. Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems und freuen uns über Feedback zum Artikel. Haben dir unsere Fakten weitergeholfen? Auf welches Tool ist deine Wahl gefallen und warum? Schreib es uns an magazin@sawayo.de.