Definition und Abgrenzung
Werkstudenten sind Studierende, die neben ihrem Studium einer Beschäftigung nachgehen und dabei einen besonderen rechtlichen Status genießen: Arbeiten sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während des Semesters, gelten sie weiterhin als Studierende und müssen nicht in die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einzahlen.
Neben dem theoretischen Input ihres Studiums können sie also praktische Erfahrungen im Berufsleben sammeln. In den Semesterferien dürfen sie auch in Vollzeit arbeiten, ohne ihren Status als Studierende zu verlieren.
Werkstudierende sind keine Praktikanten: In der Regel sind sie länger im Unternehmen tätig, sind aktiv in die täglichen Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden, tragen zu konkreten Projekten oder Aufgaben bei und werden dafür immer nach rechtlichen Standards entlohnt.
Praktika, die im Rahmen des Studiums absolviert werden, sind hingegen oft unbezahlt oder werden nur geringfügig vergütet. Die Unterscheidung zwischen einem Werkstudentenjob und einem Praktikum ist relevant für die rechtliche Einordnung der Beschäftigungsverhältnisse und die damit verbundenen Regelungen im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht.
Im besten Falle orientiert sich die Tätigkeit der Werkstudierenden an ihren Studieninhalten. Nur so profitieren Unternehmen und Studierende gleichermaßen: Unternehmen gewinnen flexibel einsetzbare, junge Interessierte; Studierende gewinnen einen Einblick in die Arbeitswelt und können effektiv zur Erfüllung von Unternehmenszielen beitragen. Darüber hinaus können sich Werkstudierende in diesem Fall ihre Tätigkeit als Pflichtpraktikum anrechnen lassen.
Damit Studierende als Werkstudenten angestellt werden können, müssen sie einige Voraussetzungen erfüllen:
- Sie müssen ordentlich an einer Universität, Hochschule oder anerkannten Fachhochschule eingeschrieben sein.
- Sie dürfen sich nicht in einem Urlaubssemester befinden.
- Sie dürfen noch nicht alle Scheine gesammelt, also alle erforderlichen Prüfungen absolviert haben.
- Sie dürfen nicht mehr als 25 Fachsemester studiert haben.
- Sie dürfen während des Semesters höchstens 20 Stunden die Woche arbeiten.
- Sie dürfen höchstens für 26 Wochen im Jahr mehr als 20 Stunden arbeiten.
Arbeitszeiten und Arbeitszeiterfassung
Maximal 20 Stunden pro Woche dürfen Werkstudenten während des Semesters arbeiten. Das ist zentral für die Definition des Werkstudiums.
Ausnahmen bilden die Arbeit während der Semesterferien, Abend- und Nachtarbeit sowie Beschäftigungen am Wochenende. Diese zählen nicht zum regelmäßigen Wochenarbeitszeitlimit – solange sie das Studium nicht beeinträchtigen.
Doch auch diese Ausnahmen sind beschränkt: Im Laufe eines Jahres dürfen Werkstudierende maximal 26 Wochen oder 182 Kalendertage mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Überschreiten Studierende diese Grenze, verlieren sie den Werkstudentenstatus und werden voll sozialversicherungspflichtig.
Wichtig: Erhöhen Studierende ihre Arbeitszeit, etwa in der vorlesungsfreien Zeit, müssen Arbeitgebende prüfen, ob die 26-Wochen-Regel eingehalten wird oder eine Versicherungspflicht eintritt.
In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen besonders darauf achten, dass die Arbeitszeiten ihrer Werkstudenten mit den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) in Einklang stehen. Dieses Gesetz regelt unter anderem die Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen sowie die Ruhezeiten zwischen den Arbeitseinsätzen.Essentiell sind daher Arbeitszeitnachweise.
Arbeitszeiterfassung – besonders wichtig bei Studierenden
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen besonders die spezifischen Regelungen für Werkstudierende beachten – wie etwa die Begrenzung auf 20 Stunden während der Vorlesungszeit.
Dies dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch dem Schutz der Studierenden, damit diese ihr Studium nicht vernachlässigen. Prüfungen gehen regelmäßig in genau diese Richtung, insbesondere, wenn Stundensätze vereinbart sind, die über dem Durchschnitt liegen.
Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung
- Arbeitszeiterfassungssystem: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer MitarbeiterInnen zu erfassen. Wichtig ist, dass die Erfassung lückenlos und nachvollziehbar ist und insgesamt gesetzeskonform. Mit der digitalen Arbeitszeiterfassung von Sawayo bist du auf der sicheren Seite.
- Dokumentation: Die Arbeitszeiten müssen genau dokumentiert werden, inklusive Beginn, Ende und Pausenzeiten der täglichen Arbeitszeit. Dies dient auch dem Nachweis der Einhaltung der werkstudentenspezifischen Regelungen.
- 20-Stunden-Regel: Während der Vorlesungszeit dürfen Werkstudenten nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit muss dies deutlich ausweisen können.
- Vollzeitbeschäftigung in den Semesterferien: In den Semesterferien dürfen Werkstudenten auch einer Vollzeitbeschäftigung nachgehen. Auch hier muss es ein nachvollziehbares System zur Zeiterfassung der studentischen Mitarbeitenden geben, um die Einhaltung dieser Regelung zu dokumentieren.
Arbeitszeiterfassung – Beispiele
- Verrechnung von Stunden: Angenommen, ein Werkstudent arbeitet in einer Woche 22 Stunden, was die 20-Stunden-Grenze überschreitet. In diesem Fall könnte die Mehrarbeit auf ein Arbeitszeitkonto gebucht werden, um in einer anderen Woche, in der weniger als 20 Stunden gearbeitet wird, verrechnet zu werden. Dies muss im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und unter Berücksichtigung der maximal zulässigen Arbeitszeit erfolgen.
- Beispiel Arbeitszeitkonto: Ein Werkstudent arbeitet regelmäßig 18 Stunden pro Woche. In der Prüfungszeit reduziert er seine Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Woche. Die Differenz von 8 Stunden pro Woche könnte auf einem Arbeitszeitkonto gesammelt und in den Semesterferien abgebaut werden, solange die Gesamtarbeitszeit die gesetzlichen Maximalgrenzen nicht überschreitet.
Gehalt und Steuern
Werkstudenten haben wie andere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Dieser liegt im Jahr 2024 bei 12,41 Euro die Stunde.
Lohnsteuer
Liegt das Einkommen einer Werkstudentin oder eines Werkstudenten über dem steuerlichen Freibetrag, zahlen sie Steuern auf ihr Einkommen. Der steuerliche Freibetrag hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich des jährlichen Einkommens.
Für Werkstudentinnen und -studenten ist der Grundfreibetrag relevant. Dieser liegt für das Jahr 2024 bei 11.604 Euro. Unterhalb dieses Betrags müssen Studierende keine Einkommensteuer zahlen.
Wichtig ist allerdings, dass Einkommen zusammen gerechnet werden: Hat eine Studierende oder ein Studierender etwa ein Einkommen aus einem Minijob und einem Werkstudentenjob, ist die Summe beider Einkommen für den Grundfreibetrag relevant. Liegt das Gehalt dabei über dem Grundfreibetrag, müssen Steuern gezahlt werden. In diesem Fall sollten Studierende über eine Einkommenssteuerklärung nachdenken. Darüber können sie beispielsweise ihre Kosten für Studium und Weiterbildung absetzen.
Steuergesetze können sich schnell ändern und individuelle Umstände variieren. Es ist daher ratsam, sich bei steuerlichen Fragen an einen Fachexperten zu wenden.
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