Autorenbild Jannis
Bjarne
5 min Lesezeit

Software für mobile Arbeit - Die 6 besten Tools für KMU

Mobiles Arbeiten wird mehr und mehr zum Aushängeschild erfolgreicher Digitalisierung. Dabei stellt die richtige Auswahl und Einrichtung von Tools und Betriebsmitteln jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Es geht mittlerweile um weit mehr als nur Videokonferenzen. Inzwischen existiert eine Vielzahl spezialisierter Software-Tools für verteilte Teams, die sämtliche Aspekte von Kommunikation und Aufgabenmanagement über Datenaustausch bis hin zu Sicherheit und Datenschutz unterstützen. Es lohnt sich daher umso mehr, Potenziale für das eigene Unternehmen zu erkennen und eine Auswahl gut miteinander vernetzter Werkzeuge zu treffen.

Hier sind die wichtigsten Tools, die wir, als digitales und vorrangig verteiltes Team, empfehlen und vor allem selbst nutzen. Mit dem Gesamtpaket dieser Tools kann jedes Unternehmen mobil starten sowie gleichzeitig seine Prozesse langfristig digitalisieren und optimieren.

Slack

Slack Mockup
Slack: Internes Kommunikationstool mit vielen Erweiterungen

Ist ein firmeninternes Chat-Programm, welches die Kommunikation zwischen Teammitgliedern sicherstellt. Slack ersetzt zu großen Teilen die firmeninternen E-Mails und setzt auf schnelle unkomplizierte Absprachen im Team oder in Einzelgesprächen. Ein großer Vorteil des Tools sind die unzähligen Integrationen, die das digitale Zusammenarbeiten noch einfacher gestalten. Zusätzlich kommt Slack mit einem bereits eingebauten Videokonferenzsystem daher, welches seine Stärken jedoch erst im Bezahlplan wirklich zeigt.


💰 Preis: Kostenfrei bis 10.000 Nachrichten, danach mit Einschränkungen oder 6,25€ pro Mitarbeiter und Monat

⚖ Datenschutz: Slack ist ISO 27001 zertifiziert und DSGVO konform, allerdings nicht Ende zu Ende Verschlüsselt. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Slack-Apps nutzen! Das Tool entfaltet einen riesigen Mehrwert, sobald Integrationen und Programme eingebunden werden, die sowieso schon zum täglichen Arbeitsalltag im Unternehmen gehören. Wir lassen uns beispielsweise direkt via Slack informieren wenn sich ein neuer Nutzer auf unserer Plattform registriert hat. 

Website: https://slack.com

Alternativen: Microsoft Teams, Google Hangouts Chat

Asana

Asana Mockup
Asana: Projektmanagement Tool für verteilte Teams

Gerade in verteilten Teams ist es oft schwer nachzuvollziehen wer gerade woran arbeitet und ob jemand Hilfe benötigt. Für dieses Problem bietet Projektmanagement Software wie Asana die Lösung. Mit dem Tool lassen sich Projekte und Zuständigkeiten zentral festhalten und pflegen, Fortschritte verfolgen sowie Prioritäten festlegen. Was Asana für uns Besonders macht, ist die Flexibilität. Die Software ist anpassungsfähig für jeden Anwendungsfall und schafft es dennoch eine gute Bedienbarkeit für den einfachen Nutzer zu ermöglichen.


💰 Preis: Kostenfrei bis 15 Mitarbeiter, ab 16 Mitarbeiter 10,99€ pro Mitarbeiter und Monat

⚖ Datenschutz: Asana ist SOC-2 zertifiziert und DSGVO konform. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Die Asana Vorlagen können viel Arbeit abnehmen und sind für die meisten Anwendungsfälle schon nahezu perfekt.

Website: https://asana.com

Alternativen: MeisterTask, awork, Monday

Google Workspace (ehemals GSuite)

Google Workspace Logo
Workspace: Googles Softwarepaket für digitale Zusammenarbeit


Google Workspace bietet ein Rundum-Sorglos-Paket für die digitalen Prozesse eines Unternehmens. Über Gmail, das integrierte E-Mail Programm, werden E-Mails mit Firmenendung ( z.B. @sawayo.de) versendet. Gleichzeitig lassen sich mit Google Drive, dem integrierten Cloud Dienst, Dateien und Dokumente verwalten, speichern und sogar kollaborativ bearbeiten. Dazu kommt noch ein Videokonferenzsystem (namens Meet - ehemals Google Hangout) welches sich mit E-Mail und Kalender perfekt integriert. Aber nicht nur die enge Verwobenheit der einzelnen Programme macht Google Workspace zum perfekten Tool für digitale Zusammenarbeit. Auch die leichte Handhabung und vor allem die geräteübergreifende Nutzungsmöglichkeit (Smartphone, Tablet, PC) machen es zur optimalen Unterstützung mobiler Arbeit.


💰 Preis: 4,68€ pro Mitarbeiter und Monat (14 Tage Testphase)

Datenschutz: Google Workspace ist SOC-2, SOC-3 und ISO/IEC 27001 zertifiziert sowie DSGVO konform. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Über die “Teilen” Funktion in Google Dokumenten kann sogar mit externen Partnern gemeinsam an einem Dokument zusammengearbeitet werden. Komplett ortsunabhängig und sogar kostenfrei.


Website: https://workspace.google.com

Alternative: Office 365 Business

Miro

Miro Mockup
Miro: Whiteboard Tool für interaktive Meetings

Gerade bei verteilten Teams kommt es oft zu Schwierigkeiten wenn es um das Thema Kollaboration geht. Zusammen Ideen entwickeln, ist schwer, wenn man kilometerweit auseinander sitzt. Hier kommt Miro ins Spiel, ein kollaboratives Echtzeit Whiteboard Tool. Darüber lassen sich unzählige Meetinginhalte auf einfache Art und Weise grafisch umsetzen. Die Vorlagenbibliothek reicht vom einfachen Brainstorming über Business Model Canvas bis hin zu strategischen Prozessabbildungen. Miro schafft es professionelle Arbeit mit einer spielerischen Komponente zu kombinieren und macht so einfach Spaß bei der Nutzung. Zusätzlich gibt es eine Vielzahl an Integrationen mit Programmen wie Slack, Google Workspace und Asana.


💰 Preis: Kostenfrei 3 Boards mit unendlich vielen Mitarbeitern nutzen, danach 8$ pro Mitarbeiter und Monat

⚖ Datenschutz: Miro ist SOC-2 und SOC-3 zertifiziert sowie DSGVO konform. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Ein Blick in die Vorlagen lohnt sich allein schon um sich von einer Reihe strategischer Fragestellungen inspirieren zu lassen, die ggfs. auch für das eigenen Unternehmen von Bedeutung sind. 


Website: https://miro.com

Alternative: Conceptboard

1Password

1Password Mockup
1Password: Sicherer Passwortmanager für das gesamte Team

Ein großes Thema bei digitaler Software ist immer die Sicherheit. Die größte Sicherheitslücke bei Online Tools ist das Passwort. Viele Mitarbeiter benutzen immer das Gleiche oder ein viel zu kurzes leicht einprägsames. Zusätzlich zeigt eine kürzlich durchgeführte Studie, dass fast 70% der Arbeitnehmer Passwörter mit ihren Kollegen teilen. Es kann verlockend sein, diese per E-Mail oder Nachrichtendienst zu versenden - damit wird jedoch die Sicherheit des Unternehmens aufs Spiel gesetzt und vor allem im Home-Office entstehen dadurch zahlreiche Risiken für sensible Daten. Um diesem Problem vorweg zu greifen, nutzen wir 1Password. Mit diesem Tool werden sichere Passwörter generiert (nach firmenspezifischen Vorgaben), organisiert und übersichtlich gespeichert. Passwörter können innerhalb des Teams sicher geteilt und Zugriffsrechte jederzeit wieder entfernt werden. Und das Beste: so einfach es klingt, so einfach ist auch die Nutzung des Tools.


💰 Preis: 3,29€ pro Mitarbeiter und Monat

⚖ Datenschutz: 1Password ist sehr sicher Ende zu Ende (mit 256-Bit-AES) verschlüsselt und DSGVO konform. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Mit 1Password kann man nicht nur Passwörter sondern auch Kreditkarten, WLAN Passwörter und Notizen speichern und sicher verteilen. Gerade wenn beispielsweise eine Kreditkarte von mehreren Mitarbeitern genutzt werden soll, hilft 1Password enorm.


Website: https://1password.com

Alternativen:  Keeper, LastPass, Dashlane

Sawayo

Sawayo Dashboard Mockup
Sawayo: Compliance-Software für digitale Unternehmensführung

Gerade mobile Arbeit geht mit neuen Herausforderungen für die Unternehmensführung einher. Unterweisungs-, Aushang- und Fürsorgepflichten ist hier genauso nachzukommen wie bisher, nur dass einige Prozesse durch die Distanz ungleich erschwert werden. Hier bietet Compliance-Software wie Sawayo die notwendige Unterstützung. Das Tool kommt mit einer integrierten Mitarbeiter-App über die Dokumente intern verteilt und revisionssicher mit Unterschrift bestätigt werden können. So lässt sich beispielsweise die Aushangpflicht von wichtigen Gesetzen einfach und digital umsetzen. Zusätzlich bietet Sawayo eine komplett digitale Zeiterfassung inkl. Abwesenheitsplanung und Fristenverwaltung für wichtige Dokumente. Ein sehr nützliches Tool - für Unternehmensinhaber sowie verteilte Teams.


💰 Preis: 30 Tage Testphase, danach 5€ pro Monat und Mitarbeiter 

⚖ Datenschutz: Sawayo ist bei Übertragung und “at-rest” verschlüsselt sowie DSGVO konform. Mehr erfahren

💡 Unser Tipp: Mit der Funktion “Read & Sign” können Dokumente an beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig versenden werden um diese per Unterschrift bestätigen zu lassen. So verwalten wir beispielsweise alle Unterweisungsunterlagen und dazugehörige Unterschriftenlisten nur noch digital.


Website: https://www.sawayo.de

Erstellt am 16. Dezember 2020 (Aktualisiert am 12. Dezember 2020)

Mit Sawayo gesetzliche Vorgaben einfach digital umsetzen.

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