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Mobile Arbeit & Home-Office – Unternehmerguide

Mobile Arbeit verspricht Arbeitnehmern bessere Work-Life-Balance und souveräne Gestaltung der eigenen Arbeitstage. Auch für Arbeitgeber bietet mobile Arbeit Vorteile, da sie sich bei guter Umsetzung positiv auf die Produktivität, Zufriedenheit und Bindung von Mitarbeitern auswirken kann. Die Bedeutung flexibler Arbeitszeiten und der freien Wahl von Arbeitsorten nimmt daher in der Praxis seit Jahren beständig zu.

Dieser Unternehmerguide gibt eine kurze und präzise Einführung in die relevanten Begriffe. Er umreißt die gesetzlichen Grundlagen und Pflichten für Arbeitgeber und gibt, anhand unserer eigenen Erfahrungen, Anhaltspunkte für die Realisierung mobiler Arbeit.

Inhalt

Das Wichtigste in Kürze

Was ist mobile Arbeit und welche Bezeichnungen gibt es?

Wann ergeben sich für Arbeitgeber welche Pflichten?

Wie kann mobiles Arbeiten gelingen?

Was hat es mit der "Home-Office Pflicht" in Corona-Zeiten auf sich?

Das Wichtigste in Kürze

  • Es gibt verschiedene Arten von mobiler Arbeit. Home-Office ist dabei ein irreführender Begriff.
  • Aus den verschiedenen Arten mobiler Arbeit ergeben sich unterschiedliche Anforderungen für Arbeitgeber, z.B. bei der Arbeitsplatzgestaltung und beim Arbeitsschutz.
  • Mobiles Arbeiten kann Produktivität, Zufriedenheit und Bindung von Mitarbeitern stärken. Sie erfordert aber neue Prozesse und Regeln, um den Gefahren mangelnder Kommunikation und Entfremdung entgegenzuwirken.
  • Mobile Arbeit ist digital. Die richtigen Werkzeuge sind entscheidend für den Erfolg.
  • Mobile Arbeit ist Teil eines längst begonnenen Kulturwandels auf dem Weg zur Arbeit der Zukunft. Sie ist nicht überall möglich, aber Unternehmen sind gut beraten, schon heute ihre Möglichkeiten zu prüfen.
  • [UPDATE] Die Home-Office Pflicht in Zeiten der Corona-Pandemie zwingt Arbeitgeber jetzt schnell zu handeln um sich nicht strafbar zu machen.

Was ist mobile Arbeit und welche Bezeichnungen gibt es?

Im Kontext von Arbeit außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers existiert eine Reihe von unscharfen und teils synonymen Begriffen. Sie sind unterschiedlich weit gefasst und in der Regel liegt ihnen keine Legaldefinition zugrunde. Im Folgenden grenzen wir die Begriffe Home-Office, Telearbeit und mobile Arbeit einmal klar voneinander ab:

1. Home-Office

Der oft verwendete Begriff des Home-Office beschreibt im eigentlichen Wortsinn lediglich die Arbeit in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers. Das kann ein Schreibtisch im Arbeitszimmer sein, aber auch der Küchentisch oder das heimische Sofa. Umgangssprachlich wird häufig auch die Arbeit mit dem Notebook im Café als Home-Office bezeichnet. Eine gesetzliche Definition oder Grundlage für diesen Begriff gibt es nicht.

Achtung: Der Begriff des Home-Office ist problematisch, da er widersprüchlich als Synonym sowohl für die ortsungebundene, weniger scharf regulierte mobile Arbeit als auch für die streng geregelte heimische Telearbeit verwendet wird. Weil diese Abgrenzung jedoch rechtliche Unterschiede begründet, sollte der Begriff „Home-Office“ in der betrieblichen Praxis vermieden und stattdessen der gewünschte explizite Begriff verwendet werden.

2. Telearbeit

Hierbei handelt es sich um den einzigen gesetzlich klar definierten Begriff, geregelt in §2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung. Dort heißt es:

"Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat."

Telearbeit findet also immer in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers statt. Hier gelten alle gesetzlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes. Der Arbeitgeber ist zur Einrichtung dieses Arbeitsplatzes verpflichtet und hat sämtliche Kosten dafür zu übernehmen.

3. Mobile Arbeit

Der Begriff der mobilen Arbeit beschreibt allgemein jedes Arbeiten außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers. Das können private Räume des Arbeitnehmers sein, aber auch ein Café oder die Bahn. Mobile Arbeit ist der umfassendste Begriff mit dem größten Spielraum. Er ist zwar gesetzlich ebenfalls nicht definiert, gilt allerdings als klarer von der Telearbeit abgegrenzt als der missverständliche Begriff des Home-Office.

Wann ergeben sich für Arbeitgeber welche Pflichten?

Grundsätzlich gilt für alle Formen der Arbeit inner- und außerhalb der Betriebsstätten des Arbeitgebers die Fürsorgepflicht als Grundgedanke des Arbeitsschutzes. Es ist nicht möglich, sich diesem Leitgedanken durch die Wahl bestimmter Begriffe der Arbeitsorganisation zu entziehen. In jedem Fall gelten:

  • das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), u.a. mit seinen Begrenzungen der maximalen täglichen Arbeitszeiten ($ 3 ArbZG), den Pausenregelungen ($ 4 ArbZG), und den zu gewährleistenden Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) sowie
  • das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), u.a. mit seinen Unterweisungspflichten (§ 12 ArbSchG),
  • die Aushangpflichten (z.B. § 16 ArbZG, § 12 Abs. 5 AGG), u.a. für das Arbeitszeit- oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Mehr zur möglichst einfachen Erfüllung von Aushangpflichten kannst du hier lesen.

Im Weiteren ergeben sich jedoch für Arbeitgeber wesentliche Unterschiede, je nachdem ob es sich um einen gesetzlich explizit geregelten Telearbeitsplatz handelt oder nicht.

Achtung: Handelt es sich um einen Telearbeitsplatz, so greift die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), was zur Verpflichtung des Arbeitgebers führt, den Telearbeitsplatz des Mitarbeiters auf Kosten des Betriebes professionell und ergonomisch einzurichten. Dabei sind die Vorgaben der ArbStättV inklusive ihrer in Anhang 6 geregelten „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ zu beachten.

Ein weiterer Aspekt ist die Gefährdungsbeurteilung, die für Telearbeitsplätze nach § 3 ArbStättV genauso wie für Arbeitsplätze im Betrieb vorzunehmen ist. Für das allgemein gehaltene mobile Arbeiten greift diese Vorschrift zwar nicht, jedoch ist auch hier - in diesem Fall nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes - eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen vorzunehmen. Diese gestaltet sich jedoch weniger umfangreich.

Da der Arbeitgeber bei ortsungebundener mobiler Arbeit auf viele Umgebungsparameter keinen Einfluss hat, beschränkt sich die Beurteilung in der Regel auf technische Gegebenheiten wie:

  • die Verfügbarkeit angemessener Hardware mit ausreichender Bildschirmgröße,
  • die Bereitstellung angemessener Software zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben,
  • die Bereitstellung einer ergonomischen Maus und Tastatur und
  • eine ausreichend leistungsfähige Internetverbindung.

Die folgende Tabelle stellt die relevanten Merkmale und Verpflichtungen der jeweiligen Arbeitsform noch einmal kompakt gegenüber.

Tabelle Vergleich von mobiler Arbeit und Telearbeit
Tabelle Vergleich von mobiler Arbeit und Telearbeit

Wie kann mobiles Arbeiten gelingen?

Um die gewünschten positiven Effekte mobiler Arbeit zu erzielen und gleichzeitig die Risiken zu kontrollieren, müssen einerseits geeignete Werkzeuge bereitgestellt und andererseits Regeln geschaffen und eine geeignete Unternehmenskultur aufrechterhalten werden.

Wir möchten gerne bei der Beschäftigung mit mobiler Arbeit unterstützen, indem wir unsere eigenen Erfahrungen teilen. Unser Sawayo-Team besteht aus über 10 Personen, die weitgehend verteilt und mobil arbeiten. Wir stehen also selbst vor der Daueraufgabe, unsere Zusammenarbeit effizient zu organisieren.

Welche Software-Tools sich für die mobile Arbeit bei Sawayo bewährt haben, erfährst du hier.

Was hat es mit der "Home-Office-Pflicht" in Corona-Zeiten auf sich?

Homeoffice-Pflicht zur Coronazeit
Arbeiten während der Corona-Pandemie

Die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung regelte bisher, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten Home-Office überall dort ermöglichen müssen, wo es realisierbar ist. Am 21. April 2021 verabschiedete der Deutsche Bundestag das Vierte Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei einer epidemischen Lage. Der Bundesrat bewilligte das Gesetz am 22. April 2021. Darin differenziert und erweitert der Gesetzgeber die Home-Office-Regelung:

Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anbieten, ihre Arbeit in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Gleichermaßen müssen Beschäftigte dieses Angebot annehmen, soweit auf ihrer Seite keine Gründe entgegenstehen.

Nach der neuen Vorschrift sind nun also nicht mehr nur Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten das Arbeiten von zu Hause anzubieten. Arbeitnehmer sind nun auch dazu verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen.

Die Regelungen rund um das Home-Office waren zunächst Teil der Arbeitsschutzverordnung und bis zum 15. März 2021 befristet. Auf dem Corona-Gipfel am 3. März 2021 beschlossen Bund und Länder deren Verlängerung bis zum 30. April 2021. Die Home-Office-Verpflichtung ist nun Teil des Infektionsschutzgesetzes (§ 28b Abs. 7). Sie gilt für die Dauer der Feststellung einer epidemischen Lage von nationaler Tragweite, längstens jedoch bis zum 30. Juni 2021.

Ob Beschäftigte ihre Tätigkeiten in der gesetzlich klar geregelten Telearbeit oder als mobile Arbeit ausführen, ist nicht durch den Gesetzgeber geregelt. Es ist daher umso wichtiger, klare Vereinbarungen mit Mitarbeitern zu treffen, in denen die im Einzelfall gewünschte Abgrenzung zwischen Telearbeit und mobiler Arbeit zweifelsfrei definiert wird.

Um Arbeitgeber möglichst zeitsparend und unkompliziert zu unterstützen, haben wir uns entschieden hier unsere eigene Vereinbarung über Mobile Arbeit kostenlos zum Download zur Verfügung zu stellen. Dieses Muster soll helfen die Rahmenbedingungen klar festzulegen und so die "Home-Office Pflicht" nachweislich zu erfüllen: Mustervorlage Mobiles Arbeiten

Hinzu kommt, dass Bundesarbeitsminister Hubertus Heil davor warnt die Möglichkeit zum Home-Office willkürlich abzusagen. In "Bild live" sagte er, dass es im Zweifelsfall auch zu Prüfungen durch Arbeitsschutzbehörden kommen kann. Wie umfangreich diese sein werden, also ob hierbei auch die Prüfung der heimischen Arbeitsplätze auf gesetzeskonforme Einrichtung inbegriffen sein wird, ist nicht klar. Angesichts der aktuellen Lage ist allerdings davon auszugehen, dass die Intention der Bundesregierung darin besteht, Kontaktketten in Büros zu minimieren und weniger die Einrichtung der Telearbeitsplätze an sich im Fokus steht.

Wie kann dir Sawayo helfen?

Sawayo ist darauf ausgelegt, bei der Erfüllung der in jedem Fall bestehenden Verpflichtungen zu unterstützen. Das umfasst:

  • die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes durch digitale Zeiterfassung via Smartphone-App und Browser,
  • Unterweisungen von Mitarbeitern und
  • den Aushang bestimmter Gesetze.

Sawayo funktioniert ortsungebunden und ist damit insbesondere für Beschäftigte in mobiler Arbeit geeignet. Um mehr zu erfahren, schau dir gern unsere Funktionen im Detail an.

Disclaimer:

Wir machen darauf aufmerksam, dass unser Web-Angebot lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt dieses Angebots kann und soll eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die auf deine spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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Erstellt am 04. November 2020 (aktualisiert am 18. Mai 2021)

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